シナリオ: 大規模組織では、ユーザー、ユーザー ロール、部署などに関する変更が頻繁に行われています。変更が発生する際、該当するサイト コレクションの所有権 / 権限および Microsoft 365 グループの所有権 / メンバーシップ / グループ チーム サイト権限も更新する必要があります。更新がすぐに実行されていない場合は、ワークフロー プロセスが影響を受ける可能性があります。中村さんは現在のユーザー、権限、メタデータが最新のビジネス状態を正確に反映していることを確保したいと考えています。

問題: 中村さん / サイト コレクション管理者 / テナント内の Microsoft 365 グループ所有者は、各サイト コレクション・Microsoft 365 グループの検索、ユーザーの追加・削除、所有権および権限の更新を実行する必要があります。所有権または権限の更新が必要かどうかを定期的に確認することができません。

解決方法: 中村さんは AvePoint Cloud Governance にログインし、設定 > 洗い替えまたは内容変更の管理 の順に移動し、サイト コレクションに向けた内容の変更プロファイルおよび Microsoft 365 グループに向けた内容の変更プロファイルを作成します。内容の変更により、サイト コレクション連絡先 / 権限 / メタデータの定期的な確認および Microsoft 365 グループ連絡先 / メンバーシップ / メタデータ / グループ チーム サイト権限の定期的な確認を単一のタスクで実行することができます。中村さんは内容の更新頻度を 2 週間毎の月曜日 に設定し、タスク割り当て先としてサイト コレクション / グループのメイン連絡先およびサブ連絡先動的ロールを指定し、タスクの完了時間を 3 日間に設定します。内容の変更プロファイル作成の完了後、サイト コレクションのポリシーおよび Microsoft 365 グループ ポリシーで内容の変更を有効にします。

ポリシーが適用されているサイト コレクションおよび Microsoft 365 グループに対しては、内容の更新プロセスが有効になっています。設定した時間になると、内容の更新タスクの通知メールが対応するメイン連絡先に送信されます。Microsoft 365 グループのメイン連絡先の鈴木さんは休暇中であるため、3 日間以内にタスクを完了できません。この場合、4 日目に、Microsoft 365 グループのサブ連絡先の山本さんに内容の更新タスクの通知メールが送信されます。山本さんはタスクを確認し、変更を実行します。部署から離れたユーザーをグループから削除し、他のユーザーをグループ メンバーからグループ所有者に昇格します。

このプロセスにより、正確性の確保に必要なシステムを備えることができます。