背景: 社員 200,000 名の IT 組織

中村さん

IT 管理者

鈴木さん

部門サイト コレクションのメイン管理者

シナリオ: 組織の Microsoft 365 テナントには大量のサイト コレクションが存在しており、中には使用されなくなったものも含まれています。中村さんはこれらの非アクティブなサイト コレクションを削除し、新しいサイト コレクションのストレージ容量を確保したいと考えています。サイト コレクションに割り当てられたストレージが適切に利用され、有効期限が切れているデータがストレージ容量を圧迫することがないよう、中村さんはライフサイクル管理システムの導入を希望しています。

問題: 中村さんは各サイト コレクションが実際に使用されていないことを各サイト コレクション管理者に確認した後、これらのサイト コレクションを Microsoft 365 から手動削除する必要があります。このプロセスは非常に時間がかかります。

解決方法: 中村さんは AvePoint Cloud Governance にログインし、設定 > ポリシー に移動してサイト コレクション ポリシーを作成します。サイト コレクション非アクティブしきい値の管理 セクションで、サイト コレクション非アクティブしきい値を有効にし、しきい値を 1 年間に設定します。1 ステージの承認プロセスを作成し、承認者として $サイト コレクションのメイン管理者 動的ロールを設定します。次に、既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート 機能を使用して、AvePoint Cloud Governance によって作成されたもの以外の Microsoft 365 に存在するサイト コレクションをインポートします。インポート プロセスにより、中村さんはサイト コレクション非アクティブしきい値が有効になっているサイト コレクション ポリシーを適用することができます。インポート プロセスの完了後、これらのサイト コレクションは AvePoint Cloud Governance 経由で管理することができます。

サイト コレクションが 1 年間編集されていない場合、タスクが生成され、サイト コレクションのメイン管理者の鈴木さんに割り当てられます。サイト コレクションの非アクティブしきい値タスクで、鈴木さんはサイト コレクションを削除するか、サイト コレクションへの継続アクセスをユーザーに許可するかを選択できます。