AvePoint Cloud Governance では、ユーザーが新しいサイト コレクションまたはサイトを作成するための要求を送信する際に選択できるメタデータを作成することができます。AvePoint Cloud Governance によって作成されたメタデータは、サイト コレクション / サイトのプロパティ バッグに保存されます。メタデータを使用すると、作成目的、地理、コンプライアンスおよびレコード基準に関する情報などを保持することができます。
モタン Cloud Governance 管理センターでメタデータを構成することができます。詳細については、メタデータの構成 を参照してください。
クラシック Cloud Governance 管理センターで ユーザー プロファイル プロパティ タイプのメタデータのみを編集できます。クラシック管理センター内のメタデータ プロビジョニングは、2022 年 5 月のリリース日以降に利用できなくなったことに注意してください。リリース日の前に、テナントが AvePoint Online Services にサインアップし、AvePoint Cloud Governance を使い始めた場合、引き続きクラシック Cloud Governance 管理センターで既存のユーザー プロファイル プロパティのメタデータを編集・削除することができます。リリース日は、使用している AvePoint Cloud Governance 環境によって異なります。
•インサイダー環境 – 2022 年 4 月 22 日
•本番環境 – 2022 年 5 月 8 日
設定 内の 要求の管理 グループで [メタデータ] をクリックすると、AvePoint Cloud Governance によって作成されている既存のメタデータを編集できます。メタデータ編集のインターフェイスで、以下のメタデータ設定を構成します。
1. 承認プロセスまたは通知プロファイルで、このメタデータを変数ロールとして引用することを許可する – このオプションを有効にすると、メタデータは、承認プロセスの承認者として割り当てることができる変数ロールとして引用されます。
2. Microsoft 365 でユーザー プロファイル プロパティが変更された場合、保存されているメタデータ値を自動的に更新する – Microsoft 365 内にユーザー プロファイル プロパティ変更が存在する場合、ユーザー プロファイル プロパティ メタデータの値は自動更新されます。
3. 値の定義に使用される変数ロールが変更された場合、保存されているメタデータ値を自動的に更新する – 以下の Microsoft 365 ユーザーからユーザー プロファイルを取得する フィールドで変数ロールを選択する場合、ロールとして機能するユーザーが変更される場合があります。ユーザー ロールが変更された場合に、ユーザー プロファイル プロパティ メタデータの値は自動的に更新されます。
4. 説明 – 必要に応じてメタデータの説明を入力します。
5. SharePoint Online 管理センター – ドロップダウン リストから SharePoint Online 管理センターを選択します。
6. ユーザー プロファイル プロパティから値を取得する – ドロップダウン リストからプロパティ名を選択します。選択したプロパティの値がメタデータ値として使用されます。
7. Microsoft 365 ユーザーからユーザー プロファイルを取得する – このメタデータ用のユーザー プロパティ値を取得するユーザーを選択するか、ビジネス ユーザーに対し、メタデータ値を取得するユーザーの選択を許可します。ユーザー名を入力するか、$ を入力して以下のロールを選択します。
•$要求者
•$サイト コレクションのメイン連絡先
•$サイト コレクションのサブ連絡先
•$サイト コレクションのメイン管理者
•$グループ / チーム / コミュニティ / 共有メールボックス / Power Apps アプリ / 環境の連絡先のメイン連絡先
•$グループ / チーム / コミュニティ / 共有メールボックス / Power Apps アプリ / 環境の連絡先のサブ連絡先
•$グループ / チーム / Power Apps アプリ / Power Automate フローの所有者またはコミュニティ管理者
ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
メタデータ値を割り当てる人を選択します。
•ビジネス ユーザー毎に割り当てる – ビジネス ユーザーがこのサービスの要求を送信する際に、メタデータ値の割り当てを可能にします。ビジネス ユーザーの入力を必須にする チェックボックスを選択する場合、ビジネス ユーザーがメタデータ値を割り当てる必要があります。
•IT 管理者毎に割り当てる – ここで設定した既定値はサービス経由で要求に割り当てられます。ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する または ビジネス ユーザーから隠す を選択します。
*注意: 次の 2 つの条件が満たされている場合は、ビジネス ユーザー毎に割り当てる を選択します。
•クラシック Cloud Governance 管理センターで既存のオブジェクトをインポートするテンプレート ファイルを構成する際に、メタデータをオブジェクトに適用されます。
•テンプレート ファイルでオブジェクトに異なる値を設定します。
ビジネス ユーザーにメタデータ値の設定を許可しない場合は、オブジェクトをインポートした後に、IT 管理者毎に割り当てる に変更できます。
*注意: 現在、変数ロールの値を含むユーザー プロファイル プロパティ メタデータは、サイト コレクションの作成 サービス、サイトの作成 サービス、グループ / チーム / コミュニティの作成 サービス、および グループ / チーム / コミュニティ設定の変更 サービスにのみ追加できます。
メタデータをレポートに表示するかどうかを選択することができます。レポートにメタデータを表示する チェックボックスを選択する場合、以下のオプションのいずれかまたは両方を選択します。
•管理レポートにメタデータを表示する
*注意: 管理レポートには、サイト コレクション レポート、サイト レポート、チームとグループのレポート が含まれています。
•ユーザーが Cloud Governance ポータルでワークスペースの詳細を表示する際に、メタデータが表示される
構成の完了後、以下のアクションのいずれかを選択します。
•保存 – [保存] をクリックすると、構成を保存して メタデータの管理 ウィンドウに戻ります。
•保存してすべての適用済みサービスへ更新 – 編集中のメタデータが既に既存のサービスに追加されている場合、[保存してすべての適用済みサービスへ更新] をクリックして、このメタデータへの変更を保存して、変更を該当するサービスに更新します。
•キャンセル – [キャンセル] をクリックすると、構成を保存せずに メタデータの管理 ウィンドウに戻ります。