タスクの割り当て後、AvePoint Cloud Governance からエンド ユーザーに通知メールが送信されます。自動インポート プロファイルを構成する際に、インポートされるワークスペースに対してポリシーを指定するか、インポートされるゲストに対して内容の変更プロセスを有効化します。非アクティブしきい値の管理、リース期間の管理、内容の変更 / 洗い替えプロセスなど、ポリシーまたは自動インポート プロファイルでライフサイクル管理を有効にすると、Cloud Governance からライフサイクル管理を担当するユーザーに通知メールが送信されます。
以下に、Cloud Governance 通知メールが送信可能ないくつかのシナリオを示します。シナリオは自動インポートされるグループ / チームのライフサイクル管理を例として使用します。
•グループ / チームが非アクティブしきい値に到達しています。
自動インポートされるグループ / チームに対して、Cloud Governance はグループ チーム サイトの最終変更日時を開始日時として使用し、グループ チーム サイトが使用されていなかった期間を計算します。例えば、グループ チーム サイトの最終変更日時を 2021 年 3 月 10 日、ポリシーで設定されている非アクティブしきい値を 1 か月とします。チームが 2021 年 5 月 1 日に Cloud Governance にインポートされた場合、Cloud Governance はチームが非アクティブしきい値に到達していることを検出し、非アクティブしきい値タスクを生成し、チームのライフサイクル管理を担当しているユーザーに通知メールを送信します。
•グループ / チームのリースが失効しています。
自動インポートされるグループ / チームに対して、リースの開始日が自動インポート プロファイルで指定されています。例えば、チームの自動インポート プロファイルで オブジェクトの作成日 がリースの開始日として指定され、選択したポリシーでリース期間が 365 日に設定されています。2020 年 3 月 10 日に作成されたチームに対して、チームが 2021 年 5 月 1 に Cloud Governance にインポートされ、Cloud Governance はチーム リースの期限が既に切れていることを検出し、リース失効タスクを生成して、チームのライフサイクル管理を担当するユーザーに通知メールを送信します。
•グループ / チーム内容の変更タスクが生成されています。
自動インポート グループ / チームに対して、内容変更頻度の開始日が内容の変更プロファイルで選択されています。例えば、内容の変更頻度を 90 日毎、内容の変更開始日時を 2021 年 1 月 10 日に設定します。チームが 2021 年 5 月 1 日に Cloud Governance にインポートされた場合、内容の変更タスクが生成され、チームの内容変更プロセスを担当しているユーザーに通知メールが送信されます。
組織内のエンド ユーザーに対して Cloud Governance が正式にリリースされていない場合、Cloud Governance にワークスペースまたはゲスト ユーザーがインポートされる前に、ポリシーまたはゲスト ユーザーの自動インポート プロファイルのライフサイクル管理を無効にすることをお勧めします。
ワークスペースのインポート後、ポリシーを編集してライフサイクル管理を有効化し、編集を反映するために更新されたポリシーをワークスペースに適用することができます。クラシック Cloud Governance 管理センター サイト コレクション レポート または チーム・グループ・コミュニティ レポート またはモダン Cloud Governance 管理センターの ワークスペース レポート で更新されたワークスペース ポリシーを適用することができます。ライフサイクル管理を有効にすると、Cloud Governance から事前通知がエンド ユーザーに送信される可能性があります。
ゲスト ユーザーの自動インポート ファイルを構成する際にゲストの内容変更プロセスが有効化されていない場合、ゲスト ユーザーがインポートされた後、モダン Cloud Governance 管理センターの ゲスト ユーザー レポート でゲストユーザーに内容の変更プロファイルを適用することで、ゲスト ユーザーの内容変更プロセスを有効にすることができます。