ライブラリ / リストの作成サービスを構成することにより、ビジネス ユーザーが使用するライブラリ / リスト作成サービス要求のテンプレートを定義することができます。このサービスで作成されるライブラリまたはリストの設定を事前に定義し、ビジネス ユーザーがこのサービスを要求する際に使用できるオプションを構成することもできます。AvePoint Cloud Governance によって作成されるライブラリまたはリストは、所属するサイト コレクションのデータ保護プランおよびコンテンツ保持ポリシーに含まれています。
設定 内の 要求の管理 グループで [サービス] をクリックすると、サービスの作成・管理を開始します。
ライブラリ / リストの作成 サービスの作成・編集画面で、以下の設定を構成します。
*注意: すべてのタイプのサービスに共通するサービス設定については、共通サービス設定 を参照してください。
1. 範囲 – このサービスで使用可能にするサイト コレクションを選択します。ビジネス ユーザーは新しいライブラリまたはリストを作成するサイト コレクションを選択することができます。
以下から範囲を構成する方法を選択します。
•URL を手動で入力する – このオプションを選択し、[URL を追加する] をクリックして、URL テキスト ボックスにサイト コレクションの URL を入力します。複数のサイト コレクションを追加するには、URL を入力した後に [URL を追加する] をクリックします。
•ツリーから範囲を選択する – このオプションを選択し、データ ツリーからサイト コレクションを選択します。
SharePoint Online コンテキストを使用してサービス要求範囲を自動的に設定する を選択することもできます。このチェックボックスを選択すると、サービス要求範囲で SharePoint Online コンテキストを取得・使用します。サイト情報カード アプリ パーツまたは AvePoint Cloud Governance アプリ ページから開始された要求で、サイト情報カードまたは AvePoint Cloud Governance アプリ ページが存在するサイトの URL が取得されます。サイト URL は自動的に要求範囲として使用されます。以下のオプションのいずれかを選択します。
•ビジネス ユーザーが URL を編集することを許可する – サイト URL が自動的にテキスト ボックスに入力され、要求者は URL を編集することができます。
•ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する – サイト URL が読み取り専用として表示され、要求者は URL を編集することができません。
•ビジネス ユーザーから隠す – サイト URL は、要求者から隠されます。
2. 権限の管理 – ビジネス ユーザーによるライブラリ / リストの権限継承の解除を許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、アクセス許可レベル範囲を定義するかどうかを選択することもできます。ビジネス ユーザーに対して以下のアクセス許可レベルの権限の付与を要求することを禁止する チェックボックスを選択し、アクセス許可レベル範囲から排除するアクセス許可レベルを選択します。ビジネス ユーザーがユーザー / グループに権限を付与する場合、選択したアクセス許可レベルがサービス要求に表示されません。
3. ナビゲーション – このライブラリ / リストを親サイトのトップ リンク バーに表示するかどうかを選択します。
このサービスで作成されるライブラリまたはリストにナビゲーション オプションを割り当てるか、ビジネス ユーザーがこのサービスの要求を送信する際に、ナビゲーション 構成エリアでのオプションの選択を可能にするかを選択します。選択肢は以下のとおりです。
•IT 管理者毎に割り当てる – ここで選択したオプションは、このサービスで作成されるすべてのライブラリ / リストに関連付けられます。ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する または ビジネス ユーザーから隠す を選択します。
•ビジネス ユーザー毎に割り当てる – ビジネス ユーザーに対して、ナビゲーション 構成エリアでのオプション選択を許可します。
4. タイプ – 作成できるオブジェクトのタイプを、ライブラリ と リスト から選択します。
このサービスで作成されるライブラリまたはリストにタイプを割り当てるか、ビジネス ユーザーがこのサービスの要求を送信する際に、タイプ 構成エリアでのタイプの選択を可能にするかを選択します。選択肢は以下のとおりです。
•IT 管理者毎に割り当てる – ここで選択したタイプは、このサービスで作成されるすべてのサービス要求に関連付けられます。ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する または ビジネス ユーザーから隠す を選択します。
•ビジネス ユーザー毎に割り当てる – ビジネス ユーザーに対して、タイプ 構成エリアでのタイプ選択を許可します。
5. 画面右側の矢印アイコンをクリックして次の手順に進みます。
6. ライブラリ / リストのテンプレート – テンプレートが保存されているアドレスを テンプレート保管場所 テキスト ボックスに入力して、テンプレートを読み込みます。[取得] をクリックして、テンプレートを取得します。該当するチェックボックスを選択して、作成するライブラリまたはリストのテンプレートを選択します。
既定のテンプレート ドロップダウン リストからテンプレートを選択して、既定のテンプレートとして設定します。
このサービスで作成されるライブラリまたはリストに選択したテンプレートを割り当てるか、ビジネス ユーザーがこのサービス要求を送信する際に、ライブラリ / リストのテンプレート 構成エリアでのテンプレートの選択を可能にするかを選択します。選択肢は以下のとおりです。
•IT 管理者毎に割り当てる – ここで選択したテンプレートは、このサービスで作成されるすべてのライブラリ / リストに関連付けられます。ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する または ビジネス ユーザーから隠す を選択します。
•ビジネス ユーザー毎に割り当てる – ビジネス ユーザーに対して、ライブラリ / リストのテンプレート 構成エリアでのテンプレート選択を許可します。
7. ドキュメントのバージョン履歴 (ライブラリ をタイプとして選択する場合、このセクションが表示されます)– このライブラリのファイルを編集するたびにバージョンを作成するかどうかを指定します。
•送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする– 新しいファイルまたは既存ファイルへの変更が承認されるまで、下書きの状態にしておくかどうかを指定します。
•このライブラリのファイルを編集するたびにバージョンを作成する
o バージョンを管理しない – このライブラリ内のファイルを編集するときにバージョンを作成しません。
o メジャー バージョンを作成する – このライブラリ内のファイルを編集するたびにメジャー バージョンを作成します。
o メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する – このライブラリ内のファイルを編集するたびにメジャーとマイナー バージョンを作成します。
•保存するバージョンの数を限定する (オプション) – 保存するバージョンの数を限定することができます。メジャー バージョンの数を制限するには、次の数のメジャー バージョンを保存する チェックボックスを選択して、テキスト ボックスに数値を入力します。次の数のメジャー バージョンの下書きを保存する チェックボックスを選択して、テキスト ボックスに数値を入力すると、メジャー バージョンの下書きを保存することもできます。
このサービスで作成されるライブラリに構成済み設定を割り当てるか、ビジネス ユーザーがこのサービス要求を送信する際に、ドキュメントのバージョン履歴 構成エリアでの設定の構成を可能にするかを選択します。選択肢は以下のとおりです。
•IT 管理者毎に割り当てる – ここで構成した設定は、このサービスで作成されるすべてのライブラリに関連付けられます。ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する または ビジネス ユーザーから隠す を選択します。
•ビジネス ユーザー毎に割り当てる – ビジネス ユーザーに対して、ドキュメントのバージョン履歴 構成エリアでの設定構成を許可します。
8. アイテムのバージョン履歴 (このセクションは、リスト をタイプとして選択する場合に表示されます)– このリスト内のアイテムを編集するたびにバージョンを作成するかどうかを指定します。
•送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする– 新しいアイテムまたは既存アイテムへの変更が承認されるまで、下書きの状態にしておくかどうかを指定します。
•このリストのアイテムを編集するたびにバージョンを作成する かどうかを選択します。
•保存するバージョンの数を限定する (オプション) – 保存するバージョンの数を限定することができます。バージョンの数を制限するには、次の数のバージョンを保存する チェックボックスを選択して、テキスト ボックスに数値を入力します。次の数の承認済みバージョンの下書きを保存する チェックボックスを選択して、テキスト ボックスに数値を入力すると、承認済みバージョンの下書きを保存することもできます。
このサービスで作成されるリストに構成済み設定を割り当てるか、ビジネス ユーザーがこのサービス要求を送信する際に、アイテムのバージョン履歴 での設定の構成を可能にするかを選択します。選択肢は以下のとおりです。
•IT 管理者毎に割り当てる – ここで構成した設定は、このサービスで作成されるすべてのリストに関連付けられます。ビジネス ユーザーに読み取り専用として表示する または ビジネス ユーザーから隠す を選択します。
•ビジネス ユーザー毎に割り当てる – ビジネス ユーザーに対して、アイテムのバージョン履歴 構成エリアでの設定構成を許可します。
9. 画面右側の矢印アイコンをクリックして次の手順に進みます。
10. ライブラリまたはリストのアドレス – 以下からライブラリ・リストの URL を検証・構築するオプションを選択します。
•URL を構築する – このチェックボックスを選択すると、特定のルールを使用してライブラリまたはリストの URL を構築します。[追加] をクリックし、ドロップダウン リストからルールを選択します。使用可能なルールは以下のとおりです。
o ライブラリまたはリストの名前
o 1 行テキスト、選択肢、ユーザーまたはグループ、管理されたメタデータ、Microsoft Entra プロパティ タイプのカスタム メタデータ
*注意: 選択肢 (チェックボックス)、ユーザーまたはグループ、管理されたメタデータ タイプのメタデータに複数の値が存在する場合、構築済みの URL で値がセミコロンで区切られます。
複数のルールを追加する場合、ルールの各値を接続するための接続文字を入力することができます (複数入力可能)。接続文字を定義しない場合、ルールの値は半角スペースで接続されます。
ビジネス ユーザーがこのサービスを使用して要求を送信する際に、ライブラリ / リスト URL の変更を可能にするかどうかを選択します。選択肢は以下のとおりです。
o IT 管理者毎に割り当てる – ここで構成した URL ルールは、このサービスで作成されるライブラリ / リストの URL の生成に使用されます。生成したライブラリ / リスト URL は、要求フォームで読み取り専用状態でビジネス ユーザーに表示されます。
o ビジネス ユーザー毎に割り当てる – ここで構成した URL ルールは、このサービスで作成されるライブラリ / リストの URL の生成に使用されます。要求フォームで、生成したライブラリ / リスト URL は既定の URL としてビジネス ユーザーに表示されます。ビジネス ユーザーは必要に応じて URL を変更することができます。
•URL の検証 – このチェックボックスを選択すると、ライブラリ・リスト URL の検証を有効にします。ドロップダウン リストからテキスト検証ルールを選択します。要求者によって定義されたライブラリ・リスト URL はテキスト検証ルールで設定された正規表現に従って検証されます。
11. サービス設定の構成完了後、以下のオプションのいずれかを選択します。
•画面左側の矢印アイコンをクリックすると、前の手順に戻って構成を確認・変更することができます。
•[保存] をクリックすると、構成をすべて保存し、サービス管理 画面に戻ります。
•[保存してアクティブ化] をクリックすると、構成をすべて保存し、このサービスをアクティブにします。この作業の完了後、ユーザーはこのサービス要求を送信できるようになります。
•[キャンセル] をクリックすると、構成を保存せずに サービス管理 画面に戻ります。