サイト コレクションの洗い替えでは、ユーザーは定期的にサイト コレクションの連絡先、権限、メタデータなど、別々のタスクで確認および更新することができます。サイト コレクション ポリシーで洗い替えプロセスを有効にする場合、サイト コレクションの洗い替えプロファイルを選択することができます。
サイト コレクションの洗い替えプロファイルを作成するには、以下の手順を実行します。
1. 設定 で、システム グループの [洗い替えまたは内容変更の管理] をクリックします。
2. リボン上で [作成] をクリックし、洗い替えプロファイル を選択して以下の設定を構成します。
3. 洗い替え範囲 – サイト コレクション を選択します。
4. 名前と説明 – 洗い替えプロファイルの 名前 と 説明 (説明は必須ではありません) を入力します。
5. カテゴリ – 洗い替えプロファイルの整理に使用します。ドロップダウン リストから既存のカテゴリを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいカテゴリを作成します。
6. 権限洗い替え – サイト コレクション コンテンツに対するユーザーおよび SharePoint グループ権限の定期レビューを可能にします。権限洗い替えタスクがスケジュールに基づいて生成されます。承認者が AvePoint Cloud Governance で権限の変更を実行すると、変更は SharePoint Online に更新されます。
権限洗い替え チェックボックスを選択し、以下の設定を構成します。
a. 洗い替えプロセスの期間を指定する (必須ではありません) – 全洗い替えプロセスの期間を定義することができます。テキスト ボックスに数値を入力し、単位として 日間 または 週間 を選択します。
タスクがエスカレーションされる前に、通知メールを承認者に送信する チェックボックスを選択すると、タスクの期限が失効前に権限洗い替えタスクの承認者に通知を送信することができます。ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
b. 指定したアクセス許可レベルを洗い替えタスクから排除する (必須ではありません) – このチェックボックスを選択して、権限洗い替えレポートからアクセス許可レベルを排除します。該当するチェックボックスを選択してアクセス許可レベルを選択します。選択したアクセス許可レベルは、権限洗い替えレポートで使用できなくなります。排除する権限を持つオブジェクトを非表示にする かどうかを選択することもできます。このオプションを選択すると、ここで選択したアクセス許可レベルを持っているオブジェクトは権限洗い替えレポートに表示されなくなります。
c. 権限検索の 頻度 を日単位、週単位、月単位 から選択します。
d. ドロップダウン リストから 承認プロセス を選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。
7. メタデータ洗い替え – サイト コレクション メタデータの定期レビューを可能にします。メタデータ洗い替えタスクが構成したスケジュールに基づいて生成されます。承認者が AvePoint Cloud Governance でメタデータ値の変更を実行すると、変更は SharePoint Online に更新されます。
メタデータ洗い替え チェックボックスを選択し、以下の設定を構成します。
a. メタデータ洗い替えプロセス中にメタデータの追加または削除を有効にする – メタデータの洗い替えプロセス中、新しいメタデータの追加またはメタデータの削除を可能にします。
b. 洗い替えプロセスの期間を指定する (必須ではありません) – 全洗い替えプロセスの期間を定義することができます。テキスト ボックスに数値を入力し、単位として 日間 または 週間 を選択します。
タスクがエスカレーションされる前に、通知メールを承認者に送信する チェックボックスを選択すると、タスクの期限が失効前に権限洗い替えタスクの承認者に通知を送信することができます。ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
c. 日単位、週単位、月単位 から、メタデータ検索の 頻度 を選択します。
d. ドロップダウン リストから 承認プロセス を選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。
8. 所有権の洗い替え – 指名プロセスを可能にします。指名プロセスを使用すると、サイト コレクション連絡先の割り当て・再割り当てを定期スケジュールに従って実行することができます。
所有権洗い替え チェックボックスを選択し、以下の設定を構成します。
a. 排除するユーザーの指定 (必須ではありません) – 指名プロセスで排除するユーザーの名前を入力します。
b. 指名タスクが割り当てられた際にユーザーに通知する (必須ではありません) – このチェックボックスを選択すると、指名タスクが割り当てられるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。通知メールを送信するためのメール テンプレートを選択します。既定では、Built-in 指名タスク メール テンプレート が選択されています。
c. サイト コレクションが割り当てられた場合にメイン連絡先に通知する (必須ではありません) – ドロップダウン リストから通知メール テンプレートを選択し、サイト コレクションの割り当てをサイト コレクションのメイン連絡先に通知します。
d. サイト コレクションが割り当てられた場合にサブ連絡先に通知する (必須ではありません) – ドロップダウン リストから通知メール テンプレートを選択し、サイト コレクションの割り当てをサイト コレクションのサブ連絡先に通知します。
e. 期間 – 各指名ステージの期間を定義します。テキスト ボックスに数値を入力し、単位として 日間 または 週間 を選択します。
指名タスクの失効前に、指名されたユーザーに通知を送信する を選択することができます。このチェックボックスを選択し、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。Built-in タスク通知用メール テンプレート が選択されている通知プロファイルの使用をお勧めします。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
f. 洗い替えプロセスの期間を指定する (必須ではありません) – 全洗い替えプロセスの期間を定義することができます。テキスト ボックスに数値を入力し、単位として 日間 または 週間 を選択します。
全洗い替えプロセスの期限失効前に、指名されたユーザーに通知を送信する ことができます。このチェックボックスを選択し、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。Built-in 洗い替えプロセス通知用メール テンプレート が選択された通知プロファイルの使用をお勧めします。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
g. 日単位、週単位、月単位 から、所有権検索の 頻度 を選択します。
h. ドロップダウン リストから 承認プロセス を選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。
9. 管理者の連絡先 – 管理者の連絡先となるユーザーまたは Microsoft Entra グループの名前を入力します。洗い替えタスクにエラーが発生した場合、エラー タスクが生成され、この管理者の連絡先に割り当てられます。
10. [保存] をクリックして構成を保存します。