1.サイト コレクション情報レポートのエクスポート

サイト コレクション情報レポートのエクスポート方法については、以下の説明を参照してください。

1.   設定 > ワークスペース情報の一括更新 に移動して、エクスポート モード で以下の設定を構成します。

2.   名前と説明 – エクスポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。

3.   ワークスペース タイプ – サイト コレクション を選択します。

4.   範囲 – AvePoint Online Services で作成されたサイト コレクションのコンテナーを選択します (複数選択可能)。以下の条件をすべて満たしているサイト コレクションの情報は Excel ファイルにエクスポートされます。

•    サイト コレクションが選択したコンテナー内に存在します。

•    サイト コレクションが AvePoint Cloud Governance によって管理されています。

•    サイト コレクションは以下のいずれかのフェーズに存在します。

o  準拠している

o  内容の変更取り消し済み

5.   更新するサイト コレクションの情報を選択すると、選択したコンテンツはエクスポート レポートに含まれます。

•    サイト コレクションの連絡先 – サイト コレクションの連絡先は既定でエクスポートされるサイト コレクション情報レポートに含まれます。

•    サイト コレクションのメタデータ – エクスポートされるサイト コレクション情報レポートにサイト コレクションのメタデータを含めるかどうかを選択します。

6.   エクスポート先 – ローカル パスまたはエクスポート先にサイト コレクション情報レポートのエクスポートを選択します。エクスポート先へエクスポートする を選択する場合、ドロップダウン リストからエクスポート先を選択するか、[新規場所の追加] をクリックして、ポップアップ ウィンドウで新しいエクスポート先を作成します。

^*注意: レポートをエクスポート先にエクスポートすることをお勧めします。選択したコンテナーに大量のサイト コレクションが存在するか、エクスポートするメタデータが大量に存在する場合は、ローカル パスへのレポートのエクスポートに失敗する可能性があります。この問題が発生する場合、別のエクスポート先を選択して再試行してください。

7.   リボン上で [保存してエクスポート] をクリックすると、サイト コレクション情報レポートがエクスポートされます。

^*注意: 最新のサイト コレクション情報がレポートに含まれるようにするには、サイト コレクション情報を更新する準備が整ってからレポートをエクスポートすることをお勧めします。

2.エクスポート済みサイト コレクション情報レポートの変更

エクスポート済みサイト コレクション情報レポートを変更するには、以下の説明を参照してください。

1.   エクスポート済みサイト コレクション情報レポートの保存先へ移動します。

2.   エクスポート済みサイト コレクション情報レポートを開きます。ここで以下の設定を表示・構成することができます。

•    サイト コレクション タイトル – サイト コレクション タイトルを表示します。

•    URL – サイト コレクションの完全 URL を表示します。

•    サイト コレクションのメイン連絡先 – サイト コレクションのメイン連絡先である現在のユーザー名を表示します。別のユーザーにロールを割り当てる場合は、ユーザー名を変更します。

•    サイト コレクションのサブ連絡先 – サイト コレクションのサブ連絡先である現在のユーザー名を表示します。別のユーザーにロールを割り当てる場合は、ユーザー名を変更します。

•    メタデータ (<Metadata Type>:=<Metadata Name>) – 現在のメタデータの値を表示します。メタデータ列は、エクスポート モード 構成時に、サイト コレクション メタデータのエクスポートを選択する場合のみに表示されます。

列の値が N/A である場合、このメタデータはサイト コレクションに適用されていないことを意味します。メタデータ値の変更、サイト コレクションへのメタデータの適用、サイト コレクションからメタデータの削除を実行することができます。

o  メタデータの適用 – メタデータの値を 該当なし から有効な値に変更します。

o  メタデータの削除 – 既存のメタデータ値を 該当なし に変更します。

以下の点に注意してください。

o  メタデータ タイプが ハイパーリンク である場合、メタデータ値が指定のテキストであり、かつハイパーリンク アドレスがセミコロンで区切られている必要があります。

o  メタデータ タイプが 参照 である場合、メタデータ値が取得される SharePoint ライブラリ / リスト列の形式を変更しないことをお勧めします。

o  メタデータ タイプが Microsoft Entra プロパティ である場合、メタデータ値はユーザー メール アドレス、Microsoft Entra プロパティ値であるか、ユーザー メール アドレス (Microsoft Entra プロパティ値) の形式であることを確認してください。

3.   構成後、変更済みサイト コレクション情報レポートを保存します。

3.変更済みサイト コレクション情報レポートのインポート

変更済みサイト コレクション情報レポートをインポートするには、以下の説明を参照してください。

1.   設定 > ワークスペース情報の一括更新 に移動して、リボン上で [インポート モード] をクリックします。

2.   名前と説明 – インポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。

3.   更新するサイト コレクションの情報を選択して、選択した情報のタイプを変更済みレポートに含める必要があります。

•    サイト コレクションの連絡先

•    サイト コレクションのメタデータ

4.   インポート場所 – [参照] をクリックして、更新済みワークスペース情報レポートを検索します。

5.   リボン上で [保存して適用] をクリックすると、サイト コレクション情報レポートがインポートされます。ジョブ状態 タブに移動します。

4.ジョブ状態の表示

ジョブ状態 を使用すると、サイト コレクション情報のエクスポートまたはインポート ジョブの状態およびその他の情報 (名前、説明、タイプ、ワークスペース情報、状態、更新者、最終更新日時 を含む) を表示することができます。

ここでは以下のアクションを実行することができます。

•    ダウンロード – インポート ジョブを選択して、リボン上で [ダウンロード] をクリックすると、更新するワークスペース情報の結果ファイルがダウンロードされます。

•    削除 – エクスポート / インポート ジョブを選択して (複数選択可能)、リボン上で [削除] をクリックすると、選択したジョブが削除されます。