サイト コレクションの内容の変更

サイト コレクションの内容の変更では、ユーザーは定期的にサイト コレクションの連絡先、権限、メタデータなど、すべてを 1 件のタスクで確認および更新することができます。ユーザーに内容の変更プロセスでサイト コレクションのアーカイブまたは削除を許可する場合、サイト コレクションがまだ必要であるかどうかを確認するメッセージが表示されます。サイト コレクション ポリシーで内容の変更プロセスを有効にする場合、サイト コレクションの内容変更プロファイルを選択することができます。

サイト コレクションの内容変更プロファイルを作成するには、以下の手順を実行します。

1.   設定 で、システム グループの [洗い替えまたは内容変更の管理] をクリックします。

2.   リボン上で [作成] をクリックして、内容の変更プロファイル を選択して、以下の設定を構成します。

3.   内容の変更範囲 – サイト コレクション を選択します。

4.   名前と説明 – テキスト ボックスに内容変更プロファイルの 名前 と 説明 を入力します。説明は必須ではありません。

5.   カテゴリ – 内容の変更プロファイルの整理に使用します。ドロップダウン リストから既存のカテゴリを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいカテゴリを作成します。

6.   内容の変更プロセス割り当て先へのメッセージ – 希望する言語で内容の変更タスク割り当て先に表示するメッセージをカスタマイズするには、以下の説明を参照してください。

a.   希望する言語の編集 () ボタンをクリックします。

b.   編集 パネルで、テキスト ボックスにカスタム メッセージを入力します。

c.    構成の完了後、[保存] をクリックします。カスタム メッセージは、サイト コレクションの内容変更を開始する前に、内容変更タスクの割り当て先に表示されます。

7.   ワークスペース ライフサイクル管理 – 内容変更タスクの割り当て先にサイト コレクションの削除を許可する かどうか、内容変更タスクの割り当て先にサイト コレクションのアーカイブを許可する かどうかを選択します。

以下の点に注意してください。

•    内容の変更タスクで、タスクの割り当て先によるサイト コレクションの削除を許可する場合、この内容変更プロファイルの適用先となるサイト コレクション ポリシーでサイト コレクションの削除を有効にする必要があります。

•    内容の変更タスクで、割り当て先によるサイト コレクションのアーカイブを許可する場合、この内容変更プロファイルの適用先となるサイト コレクション ポリシーでサイト コレクションのアーカイブを有効にする必要があります。

•    タスクの割り当て先がサイト コレクションの削除・アーカイブを選択すると、サイト コレクションの削除タスクまたはサイト コレクションのアーカイブ タスクが生成されます。タスクは、サイト コレクション ポリシーで設定された承認プロセスに従います。

8.   内容の変更頻度 – 以下の方法のいずれかを選択し、内容の変更スケジュールを構成します。スケジュール内容の変更プロセスの詳細については、スケジュール内容の変更プロセスの詳細 を参照してください。

•    定期的な内容変更スケジュールを構成する – この方法を選択する場合、以下の設定を構成します。

o  定期的な内容変更の開始日時を指定します – 以下のオプションのいずれかを選択して、内容の変更スケジュールを構成します。

§ ワークスペースの作成日時 – サイト コレクションが Microsoft 365 で作成される日時です。

§ 特定の日時 – カレンダー () ボタンをクリックして、日付を指定します。

o  再実行 – いずれかのオプションをクリックし、該当する設定を構成して、日間、週間、月間で内容変更プロセスの頻度を定義します。

•    各内容変更タスクの生成日時を手動で指定する – この方法を選択する場合、各内容の変更タスクを生成する日時を指定するため、以下の設定を構成します。

i.    [内容の変更日時の追加] をクリックします。

ii.   内容の変更日時の追加 ウィンドウで、内容の変更タスクの生成日時を選択します。

iii.  [OK] をクリックして選択した内容の変更日時をテーブルに追加します。

以下の点に注意してください。

o  最大 12 件の固有内容の変更タスクの生成日時を追加することができます。

o  同じ日に実行できる内容の変更プロセスは、1 件のサイト コレクションで 1 回のみです。

•    前回の内容変更タスクの完了日に基づいて次回の内容変更タスクを生成する – この方法を選択する場合、以下の設定を構成します。

o  定期的な内容変更の開始日時を指定します:

§ ワークスペースの作成日時 – サイト コレクションが Microsoft 365 で作成される日時です。

§ 特定の日時 – カレンダー () ボタンをクリックして、日付を指定します。

o  頻度 – テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間 を選択して内容変更の頻度を定義します。サイト コレクションの内容変更タスクが完了し、指定した内容変更の頻度に達した後に、次回の内容変更タスクが生成されます。

例えば、頻度を 前回の内容変更タスクの完了日から 10 日間毎 と設定し、前回の内容変更完了日は 2022 年 03 月15 日である場合、次回の内容変更日は 2022 年 03 月25 日です。

9.   期間とエスカレーション – 期間とエスカレーションを構成する方法については、以下の説明を参照してください。

a.   内容変更タスクの割り当て先を追加します。

o  [ユーザー ロールの追加] をクリックし、ドロップダウン リストから以下のロールのいずれかを選択すると、選択したロールを担当するユーザーは内容の変更タスクを処理します。

§ $サイト コレクションのメイン連絡先

§ $サイト コレクションのサブ連絡先

§ $サイト コレクションのメイン管理者

§ $追加のサイト コレクション管理者

§ $フル コントロール権限を持っているユーザー

§ $サイト コレクション メイン連絡先のマネージャー

§ $サイト コレクション サブ連絡先のマネージャー

ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。

o  [グループの追加] をクリックし、グループ名を入力します。グループ メンバーは、内容変更タスクの責任者となります。グループのいずれかのメンバーがタスクを完了すると、このステージが完了します。

内容の変更タスクを処理する割り当て先を複数追加する場合は、このアクションを繰り返します。割り当て先が期間内で内容の変更タスクを完了しなかった場合、タスクが順序に従って次の割り当て先に割り当てられます。

b.   順序 – タスクの割り当て先が内容の変更タスクを処理するためのプロセス方法を選択します。

o  1 人ずつ参加 (順次) – 内容の変更タスクの割り当て先は、1 人ずつタスクを処理する必要があります。割り当て先は指定の期間内に内容の変更タスクを完了しなかった場合、割り当て先が指定した順序に従って、タスクは次の割り当て先に割り当てられます。

o  全員が同時参加 (並列) – 内容の変更タスクは同時にすべてのタスク割り当て先に割り当てられます。すべての内容の変更タスクの割り当て先は、期間内の任意の時間に内容の変更タスクを完了することができます。タスクの割り当て先がタスクを完了すると、現在の内容の変更プロセスは終了します。

c.    各内容変更プロセスの期間を設定します。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間 または 週間 を単位として選択します。

d.   内容変更タスクの割り当て先による他のユーザーへのタスク再割り当てを許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、いいえ、しかし内容変更プロセスの責任者が誰なのかは知っています を選択することで内容の変更タスクの割り当て先が他のユーザーにタスクを再割り当てすることができます。

^*注意: 最後の内容変更ステージのタスク割り当て先が期間内にタスクを完了しなかった場合、内容の変更タスクは期限切れとなり、タスクは管理者連絡先に割り当てられます。

e.   内容変更タスクの割り当て先に対して、自分が内容変更プロセスを完了する責任者ではなく、責任者が誰なのかは不明であると表明することを許可する かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、内容変更タスクの割り当て先が いいえ、内容変更プロセスの責任者が誰なのかは知りません を選択して、内容の変更タスクをスキップすることができます。この場合、タスクは管理者の連絡先に割り当てられます。

f.    ドロップダウン リストから内容の変更タスク生成の通知メール テンプレートを選択します。

g.   各内容変更プロセスの期限が切れる前に、通知メールを内容変更タスクの割り当て先に送信する かどうかを選択することができます。通知メールの送信を選択する場合、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいプロファイルを作成します。通知プロファイルの構成方法については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。

^*注意: 1 人ずつ参加 (順次) を内容変更の順序として選択した場合、通知メールは現在のタスク割り当て先および以前のタスク割り当て先の両方に送信されます。全員が同時参加 (並列) を内容変更の順序として選択した場合、通知メールは指定したすべてのタスク割り当て先に送信されます。

h.   サイト コレクションの自動ロックを有効にする ことができます。最後の内容変更ステージのタスク割り当て先が、指定された期間内にタスクを完了しなかった場合、内容の変更タスクが期限切れになり、タスクが指定された期間で失効した後、サイト コレクションはロックされます。

i.    サイト コレクションのロック タイプを、サイト コレクションを [アクセスなし] 状態としてロックする または サイト コレクションを [読み取り専用] 状態としてロックする から選択します。テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。

ii.   サイト コレクションのロック前に、通知メールをライフサイクル タスクの割り当て先に送信する オプションを選択することができます。サイト レクションがロックされる前に、通知メールがすべての内容変更タスクの割り当て先および内容の変更プロセスの管理者連絡先に送信されます。このオプションを有効にすると、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい通知プロファイルを作成します。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。

iii.  サイト コレクションがロックされた場合に以下のユーザーに通知する オプションを選択することができます。チェックボックスを選択して、テキスト ボックスにユーザー名を入力します。$ を入力すると、ロール$サイト コレクションのメイン連絡先、$サイト コレクションのサブ連絡先、$サイト コレクションのメイン管理者 から選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。

ドロップダウン リストから、上で指定したユーザーに送信するサイト コレクション ロックの通知メール テンプレートを選択します。

以下の点に注意してください。

o  内容の変更タスクが期限切れになったため、サイト コレクションが自動的にロックされた場合でも、タスクの割り当て先は内容の変更タスクを処理することができます。タスクが完了すると、ロックされたサイト コレクションは自動的にロック解除されます。

o  期限切れの内容変更タスクに対してサイト コレクションの自動ロックを有効にすると、内容の変更タスクが期限切れになり、エスカレーションによってサイト コレクションがロックされると、新しい内容の変更タスクが生成されなくなります。

10. ユーザー選択フィルター プロファイル – 内容の変更タスクの以下のユーザー選択フィールドで指定されるユーザーまたはグループを制限する場合、ユーザー選択フィルター プロファイルを選択します。

•    サイト コレクションのメイン連絡先

•    サイト コレクションのサブ連絡先

モタン Cloud Governance 管理センター > 管理 > プロファイル & テンプレート でユーザー選択フィルター プロファイルを作成することができます。詳細については、ユーザー選択フィルター プロファイルの構成 を参照してください。

11. 内容の変更オプション – 以下の内容変更オプションは自動的に選択されます。

•    連絡先の内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先がサイト コレクションのメイン連絡先およびサブ連絡先を確認・変更することができます。タスクの割り当て先は新しい連絡先指定する際、新しく割り当てられた連絡先に通知する かどうかを選択します。通知メールを有効にする場合、新しいメインまたはサブ連絡先に送信する通知メールのメール テンプレートを選択します。

•    権限の内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先がサイト コレクション コンテンツに対するユーザーおよび SharePoint グループの権限を確認・変更することができます。内容変更タスクの割り当て先が実行できる操作を選択します。

o  外部ユーザーのみの内容変更

o  内容変更タスクの割り当て先がユーザーを SharePoint グループに追加することを許可する

o  指定のアクセス許可レベルを内容の変更タスクから排除する– このチェックボックスを選択し、指定のアクセス許可レベルを選択します。選択したアクセス許可レベルは、内容の変更タスクで使用できなくなります。排除する権限を持つオブジェクトを非表示にする かどうかを選択することもできます。このオプションを選択すると、ここで選択したアクセス許可レベルを持っているオブジェクトは内容の変更タスクに表示されなくなります。

•    共有リンクの内容の変更 – 内容変更タスクの割り当て先に、ユーザーまたはグループと共有されているリンクの確認・変更を許可します。

•    メタデータ内容の変更 – 内容の変更タスクの割り当て先がサイト コレクション メタデータの値を確認・変更することができます。このオプションが有効になっている場合、[メタデータの追加] をクリックすると、メタデータの追加 ウィンドウが表示されます。内容変更タスクの割り当て先が使用できるメタデータを選択し、[リストに追加] をクリックします。

12. 推奨される内容変更のアクション – 内容変更タスクの割り当て先がサイト コレクションの内容変更タスクを完了する際に、実行を推奨するアクションを選択します。

•    リスクの高いコンテンツへのゲスト ユーザーの直接アクセスをすべて削除する

AvePoint Cloud Governance は、AvePoint Insights と統合して、内容変更プロセスのデータおよび情報を取得します。Microsoft 365 のリスク レベルは Insights で定義されます。秘密度レベルと暴露レベルに基づくリスク レベルの計算については、下表を参照してください。

o  Insights サブスクリプションを持っている場合、秘密度および露出の定義をカスタマイズすることができます。詳細については、リスク定義の管理 を参照してください。

o  Insights サブスクリプションを持っていない場合、Insights が提供する秘密度および露出定義の既定設定が使用され、カスタマイズすることはできません。詳細については、秘密度および露出定義の既定設定 を参照してください。

•    外部ユーザーがアクセスできる共有リンクを削除する

13. 管理者の連絡先 – 管理者の連絡先は、内容変更プロセスの正常完了の責任者となる IT 管理者です。以下の説明を参照してください。

a.   管理者の連絡先として指定できる対象は、Microsoft 365 ユーザー、Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループです。テキスト ボックスにユーザー名またはグループ名を入力します。

b.   エラー タスク通知用メール テンプレート – ドロップダウン リストかエラー タスク メール テンプレートを選択します。内容の変更タスクにエラーが発生する場合、サイト コレクションは 内容の変更完了 (実行中に例外あり) 状態になり、管理者の連絡先は通知メールを受信します。現在の内容の変更タスク割り当て先はエラー タスクの通知メールのコピーを受信します。内容の変更割り当て先とは別に、この管理者の連絡先が ワークスペース ( AvePoint Cloud Governance ポータル) レポートでサイト コレクションの内容を変更することができます。

c.    内容の変更プロセス期限切れメール テンプレート – ドロップダウン リストから内容の変更プロセス期限切れメール テンプレートを選択します。内容変更プロセスの期限が切れると、通知メールは管理者の連絡先に送信されます。

14. [保存] をクリックして内容の変更プロファイルを保存します。

以下の点に注意してください。

•    既存の内容変更プロファイルを編集する場合、変更はこの内容変更プロファイルを参照しているすべてのサイト コレクションに反映されます。内容変更の開始日時、内容変更タスクの割り当て先、連絡先へ送信される通知を含む内容の変更スケジュールに対する変更は、今後の内容変更タスクに反映されます。その他の変更は、現在および今後の内容変更タスクに反映されます。

•    ポリシーで一部の設定を変更したが、内容の変更スケジュールを変更しない場合、ポリシーをサイト コレクションに再適用しても、サイト コレクションの内容変更開始日時は変更されません。

•    保留中の内容変更タスクがあるサイト コレクションの場合、サイト コレクション設定の変更またはサイト コレクション連絡先の変更のサービス要求を送信することはできません。