サイト コレクションのポリシーでルールをカスタマイズし、ポリシーを適切に作成すると、サイト コレクションの管理、AvePoint Cloud Management 機能とサイト コレクションとの統合を自動的に実行することができます。サイト コレクション ポリシーは、サイト コレクションの作成サービスに使用することができます。サイト コレクション ポリシーをサイト コレクションのライフサイクル管理サービスと連携させることで、各ポリシーに関連するサイト コレクションに対する自動管理に加え、ビジネス ユーザーが所有するサイト コレクションのライフサイクル管理を簡単に実行できるようになります。
設定 内の 要求の管理 グループで [ポリシー] をクリックして、ポリシーの作成・管理を開始します。
サイト コレクション ポリシーの作成・編集画面で、以下の設定を構成します。
1. ポリシー名と説明 – 新しいポリシーの 名前 を入力します。説明 (必須ではありません) を入力します。
2. ポリシーのカテゴリ – AvePoint Cloud Governance ポリシーの整理に使用します。ドロップダウン リストから既存のカテゴリを選択するか、[新規作成] をクリックしてこのポリシーの新しいカテゴリを作成し、カテゴリの作成 画面で新しいカテゴリを構成します。
3. 画面右側の矢印アイコンをクリックして続行します。[キャンセル] をクリックすると、構成を保存せずに ポリシー管理 画面に戻ります。
4. クォータ – サイト コレクションの記憶域クォータを入力します。
*注意: 25600 GB 未満の記憶域クォータは、SharePoint Online 管理センター > 設定 > サイトのストレージ上限 で 手動 が選択されている場合にのみ反映されます。サイト ストレージの管理方法として 自動 を選択する場合、サイト コレクションは必要に応じてストレージ (最大 25600 GB) を使用します。
5. 共有 – このポリシーを適用したサイト コレクションの共有設定を有効化・構成するかどうかを選択します。サイト コレクションで共有を有効にすると、このサイト コレクション内のすべてのサイトで共有も有効になります。Cloud Governance で有効化されていない場合、サイト コレクションの共有設定は、組織外のユーザーとの共有を許可しないと設定されます。共有設定を有効化して構成する を選択する場合は、以下の設定を構成してください。
•社外との共有 – ユーザーが組織外のユーザーを招待してサイト コレクションのコンテンツおよびサイトのコンテンツにアクセスする方法を制御することができます。以下のオプションのいずれかを選択します。
o 組織外との共有を許可しない
o 既に組織のディレクトリに存在する外部ユーザーとの共有のみを許可する
o 共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする
o 匿名アクセスのリンクを使用して、すべての外部ユーザーとの共有を許可する
6. アクセス要求の設定 – 固有のアクセス要求設定を設定する かどうかを選択します。このオプションを選択する場合、次の設定を構成します。
•サイトおよび個別のファイル・フォルダーを、メンバーが共有することを許可する – サイト メンバー グループ内のユーザーに対して、サイト コレクションおよび個別のファイル・フォルダーを他のユーザーと共有することを許可するかどうかを選択します。このチェックボックスを選択すると、メンバーが、他のユーザーをサイト メンバー グループに招待することを許可する(メンバーがサイトを共有できるようにするには、この設定を有効にする必要があります) チェックボックスは自動的に選択されます。サイト メンバーに対して、個別のファイル・フォルダーを他のユーザーと共有することのみを許可し、サイト コレクションを他のユーザーと共有することを許可しない場合は、2 番目のチェックボックスを選択解除します。
•アクセス要求を許可する – このチェックボックスを選択して、このポリシーが適用されているサイト コレクションへのアクセスを要求することを許可します。その後、サイト コレクションに関するアクセス要求を受信するユーザーを選択します。
o サイト所有者グループにアクセス要求を送信する
o アクセス要求を以下のメール アドレスに送信する – テキスト ボックスに承認者のメール アドレスを入力します。$サイト コレクションのメイン連絡先 ロールまたは $サイト コレクションのサブ連絡先 ロールを入力することもできます。
*注意: アクセス要求を承諾・拒否できるユーザーは、サイト所有者グループのメンバーのみです。
アクセス要求ページを閲覧するユーザーに表示するカスタム メッセージを定義することもできます。テキスト ボックスにカスタム メッセージを入力します。
7. SharePoint Designer の構成 – SharePoint Designer を有効にする チェックボックスを選択すると、サイト所有者と編集者が SharePoint Designer を使用してサイト コレクション内のサイトを編集することができます。サイト コレクションの管理者はこの構成と関係なく、常にサイトを編集することができます。
8. サイトの深さの最大値制限 – サイト コレクション配下に作成できるサイトの階層を制限します。制限を設定する場合は、深さの最大値 を選択して、テキスト ボックスに 12 未満の正の数値を入力します。
9. サイト コレクション ポリシー アイコン – SharePoint Online サイト コレクションのクロム バーに表示するサイト コレクション ポリシー アイコンの設定を構成します。SharePoint Online サイト コレクションでサイト コレクション ポリシー アイコンを表示する チェックボックスを選択する場合、以下の設定を構成します。
*注意: この設定は、クラシック エクスペリエンス チーム サイトに適用でき、Office 365 グループに関連付けられていないモダン チーム サイトに対して影響を与えません。
•ポリシー アイコン画像 URL – テキスト ボックスに、画像を取得するためのポリシー アイコン画像 URL を入力する必要があります。
•ポリシー詳細の参照 URL – テキスト ボックスに、ユーザーがポリシーの詳細を表示できるポリシー詳細の参照 URL を入力します。
10. AvePoint Online Services との統合 – このポリシーを構成して、AvePoint Online Services for Microsoft 365 を使用します。
•Policy Enforcer を有効にする – このチェックボックスを選択すると、AvePoint Cloud Management Policy Enforcer ルールをサイト コレクションに適用します。Policy Enforcer はサイト コレクションに対する継続的な監視と適切なアクションを実行することにより、サイト コレクションへのすべてのアクションおよび変更に対し、構成済みルールの適用を徹底します。ドロップダウン リストから、Policy Enforcer プロファイルを選択します。Policy Enforcer プロファイル構成の詳細については、プロファイル マネージャーでの Policy Enforcer プロファイルの作成 を参照してください。
•展開マネージャーを有効にする – このチェックボックスを選択すると、AvePoint Cloud Management 展開マネージャー プランにサイト コレクションを含めます。これにより、プラン内の展開元デザイン要素またはソリューションがサイト コレクションに展開できます。ドロップダウン リストからプランを選択します。展開マネージャー プラン構成の詳細については、展開マネージャー プランの構成 を参照してください。
*注意: パフォーマンスの問題を回避するために、有効になっている展開マネージャー プランは、既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート 機能を使用してインポートしたサイト コレクションには適用されません。
•最小単位バックアップを有効にする – このチェックボックスを選択すると、最小単位バックアップ プランにサイト コレクションを含め、このポリシーに関連付けられているサイト コレクションに向けてデータ保護を提供します。
*注意: このオプションを有効にする場合、適切なフィルター ポリシーを構成し、選択した最小単位バックアップ プランに追加するまでこのポリシーをアクティブにしないでください。フィルター ポリシー構成の詳細については、DocAve Online 最小単位バックアップを使用するためのフィルター ポリシーの構成 を参照してください。
•監査を有効にする – このチェックボックスを選択すると、AvePoint Cloud Management レポート ポイントの監査コントローラー プランにサイト コレクションを含め、このポリシーに関連付けられているサイト コレクションのすべてのイベントを記録します。
*注意: このオプションを有効にする場合は、適切なフィルター ポリシーを構成し、選択した監査コントローラー プランに追加するまでこのポリシーをアクティブにしないでください。フィルター ポリシー構成の詳細については、AvePoint Cloud Management レポート ポイントにおける監査コントローラーを使用するためのフィルター ポリシーの構成 を参照してください。
•AvePoint Cloud Archiving によるサイト コレクション コンテンツのアーカイブ処理を有効にする – このチェックボックスを選択すると、手動承認後、AvePoint Cloud Archiving により、このポリシーに関連付けられているサイト コレクションのコンテンツをアーカイブすることができます。該当するチェックボックスからアーカイバ プロファイルおよび承認プロセスを選択する必要があります。アーカイバ プロファイル作成の詳細については、AvePoint Cloud Archiving プロファイルの構成 を参照してください。
アーカイバ ルールを満たしているサイト コレクション コンテンツがある場合、手動アーカイブ タスク (アーカイバ ルールを満たしているすべてのコンテンツのレポートを含めます) が生成されます。生成されたタスクは、レポートを含め承認者に割り当てられます。承認者はレポートでアーカイブするコンテンツを選択することができます。手動アーカイブ タスクが承認されると、選択したコンテンツはアーカイブされます。手動アーカイブ タスクの詳細については、手動アーカイブ タスクの管理 を参照してください。
11. サイト コレクション ライフサイクル管理の要求タイプ – サイト コレクション ライフサイクル管理サービスの要求タイプを有効にするかどうかを選択します。ビジネス ユーザーが以下の場合に実行できる操作は、IT 管理者がこのセクションで選択した要求タイプによって異なります。
•ビジネス ユーザーは、有効化された要求タイプに基づいて、該当するサイト コレクションのサイト コレクション ライフサイクル管理サービス要求を送信することができます。
•ポリシーでサイト コレクション非アクティブしきい値またはリース管理が有効になっている場合、自動生成されたサイト コレクション非アクティブしきい値タスクまたはサイト コレクション リース失効タスクで、タスクの割り当て先は、このセクションで有効化された要求タイプに基づいて、サイト コレクション リースの延長、サイト コレクションの削除、サイト コレクションのアーカイブ、サイト コレクション ポリシーの変更を要求することができます。
AvePoint Cloud Governance で該当するライフサイクル アクション タスクを生成するには、以下の Built-in サービスがアクティブであることを確認してください。
o サイト コレクションのライフサイクル管理 – アーカイブ サービス
o サイト コレクションのライフサイクル管理 – 延長サービス
o サイト コレクションのライフサイクル管理 – 削除サービス
o サイト コレクションのライフサイクル管理 – ポリシーの変更サービス
•サイト コレクション全体の削除を有効にする を選択する場合、サイト コレクションを削除する は、サイト コレクションの非アクティブしきい値管理 および サイト コレクションのリース期間管理 セクションに適用されるサイト コレクションの自動ロック プロファイルで使用可能なライフサイクル アクションとなります。削除のタスクで、タスクの割り当て先がサイト コレクションを削除することができます。
以下の要求タイプは、該当するチェックボックスを選択することで有効化できます。各要求タイプに対し、既定の承認プロセスを使用する を選択してドロップダウン リストから作成済みの承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。サイト コレクション ライフサイクルを管理するサービス要求を送信すると、この承認プロセスが開始されます。
•サイト コレクション全体のアーカイブを有効にする – 要求に応じてサイト コレクション全体をアーカイブすることができます。AvePoint Cloud Archiving で作成されたアーカイバ プロファイルを選択します。アーカイバ プロファイル構成の詳細については、AvePoint Cloud Archiving プロファイルの構成 を参照してください。
アーカイブの完了時に指定のユーザーに通知するには、ライフサイクル アクションの完了時に以下のユーザーに対して通知を送信する チェックボックスを選択し、テキスト ボックスにユーザー名または Microsoft 365 グループ名を入力します。ロール$サイト コレクションのメイン連絡先、$サイト コレクションのサブ連絡先、$サイト コレクションのメイン管理者、$追加のサイト コレクション管理者 を入力することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
通知メールは メール テンプレート ドロップダウン リストから選択したメール テンプレートを使用します。
•サイト コレクション全体の削除を有効にする – 要求に応じてサイト コレクション全体を削除することができます。サイト コレクションを完全に削除する を選択することもできます。このチェックボックスを選択しないと、サイト コレクションは SharePoint サイト コレクションのごみ箱に削除されます。
削除の完了時に指定のユーザーに通知するには、ライフサイクル アクションの完了時に以下のユーザーに対して通知を送信する チェックボックスを選択し、テキスト ボックスにユーザー名または Microsoft 365 グループ名を入力します。ロール$サイト コレクションのメイン連絡先、$サイト コレクションのサブ連絡先、$サイト コレクションのメイン管理者、$追加のサイト コレクション管理者 を入力することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
通知メールは メール テンプレート ドロップダウン リストから選択したメール テンプレートを使用します。
•サイト コレクション リースの延長を有効にする – 要求に応じてサイト コレクションのリースを延長することができます。以下から延長を制限する方法を選択します。
o 1 回につき __ 延長する – テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。
o 1 回の延長期間を __ 以内とする – テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。
既定では、サイト コレクションの新規リースの有効期限は元の有効期限に新規延長の期間を追加した結果となります。サイト コレクション リース延長要求の承認日を新しいリースの開始日として使用する場合は、要求の承認日時に基づいてリースを延長する チェックボックスを選択します。
•サイト コレクション ポリシーの変更を有効にする – このポリシーで作成されるサイト コレクションに対して、ビジネス ユーザーが別のポリシーを要求することができます。このオプションを有効にした後、オプション選択可能なポリシーのリストを表示する (サイト コレクション ライフサイクル管理 – サイト コレクション ポリシーの変更サービスでユーザーに表示するポリシーを制限する場合に使用します) を有効化し、表から指定のサイト コレクション ポリシーを選択することができます。
•サイト コレクション ロック解除を有効にする – ビジネス ユーザーがロックされているサイト コレクションのロック解除を要求することができます。
•サイト コレクションのロックを有効にする – ビジネス ユーザーがサイト コレクションのロックを要求することができます。サイト コレクションのロックを有効にすると、以下のロック タイプの 1 件または両方を選択します。
o サイト コレクションを [アクセスなし] 状態としてロックする
o サイト コレクションを [読み取り専用] 状態としてロックする
ロックの完了時に指定のユーザーに通知するには、サイト コレクションがロックされた場合に以下のユーザーに通知する チェックボックスを選択し、テキスト ボックスにユーザー名または Microsoft 365 グループ名を入力します。ロール$サイト コレクションのメイン連絡先、$サイト コレクションのサブ連絡先、$サイト コレクションのメイン管理者、$追加のサイト コレクション管理者 を入力することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
通知メールは メール テンプレート ドロップダウン リストから選択したメール テンプレートを使用します。
•サイト コレクションのクォータの変更を有効にする – ビジネス ユーザーがサイト コレクション クォータの変更を要求することができます。サイト コレクション クォータ変更を有効にする場合、以下のクォータ変更オプションのいずれかを選択します。
o クォータの変更を利用可能なサイズの範囲内で許可する – ビジネス ユーザーがサイト コレクションのクォータを利用可能なサイズに変更することを要求できます。
o クォータのアップグレード・ダウングレードを__GB 以内で許可する – ビジネス ユーザーがサイト コレクション クォータの増加または減少を実行できますが、クォータの変更をここで定義するサイズ以内に制限します。例えば、ここに 5 と入力し、サイト クォータが 10 GB の場合、ビジネス ユーザーはサイト クォータを 5-15 GB にしか変更できません。
*注意: ビジネス ユーザーによるサイト コレクション クォータの変更を許可する場合、SharePoint Online 管理センター > 設定 > サイトのストレージ上限 で 手動 ストレージ管理が有効になっていることを確認してください。
12. サイト コレクションの非アクティブしきい値管理 – サイト コレクション ライフサイクルの管理は、お使いの SharePoint Online 環境内の未使用または期限切れのサイト コレクション数の抑制に有効な機能です。以下のライフサイクル管理設定を構成します。
a. サイト コレクションの非アクティブしきい値を有効にする – このチェックボックスを選択すると、サイト コレクションの非アクティブしきい値が有効になります。ここで入力した期間内にサイト コレクションまたはサイト コレクションのサブサイトにアクセスするユーザーが存在しなかった場合、サイト コレクションの非アクティブしきい値タスクは以下の承認プロセスで選択したビジネス ユーザーに割り当てられます。サイト コレクションの非アクティブしきい値タスクで、ビジネス ユーザーがサイト コレクションへのアクセスを継続して許可することができます。上記の サイト コレクション ライフサイクル管理の要求タイプ セクションでアーカイブ、削除、またはポリシーの変更を有効化する場合、ビジネス ユーザーはサイト コレクションのアーカイブ、サイト コレクションの削除、またはサイト コレクション ポリシーの変更を選択することもできます。
*注意: 既定では、AvePoint Cloud Governance は、 Report.LastActivityDate プロパティに基づいてサイト コレクションのトップレベル サイトおよびサブサイトの非アクティブを計算します。Microsoft 365 管理センターの 組織設定 > サービス > レポート で ユーザー、グループ、サイト名を隠蔽してすべてのレポートに表示する チェックボックスが有効になっている場合、サイト コレクションが非アクティブしきい値に到達したかどうかをサイト コレクションのサブサイトのアクティビティで判断することはできません。AvePoint Cloud Governance はトップレベル サイトの LastItemUserModifiedDate プロパティに基づいてサイト コレクションの非アクティブしきい値を計算します。サイト コレクションのサブサイトの更新により、このプロパティが変更されることはありません。
テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日間、週間、か月間、年間 を選択します。
b. 承認プロセス – ドロップダウン リストから非アクティブしきい値タスク用の作成済み承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。非アクティブしきい値タスクでは複数段階の承認プロセスが使用可能です。
選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。
c. 自動ロックを有効にする – 自動ロックを有効にする を選択すると、サイト コレクション自動ロック プロファイルで構成した期間が経過しても非アクティブしきい値タスクが完了していない場合、サイト コレクションがロックされます。ドロップダウン リストからサイト コレクション自動ロック プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいサイト コレクション自動ロック プロファイルを作成します。サイト コレクション自動ロック プロファイルを構成する方法の詳細については、サイト コレクションの自動ロック を参照してください。
13. サイト コレクションのリース期間管理 – サイト コレクションのリース期間とは、サイト コレクションが使用可能な期間を指します。サイト コレクションのリース期間管理 は、お使いの SharePoint Online 環境内の期限切れのサイト コレクションの管理に有効な機能です。以下のリース期間管理設定を構成します。
a. サイト コレクションのリース期間を有効にする – このチェックボックスを選択すると、サイト コレクションのリース期間を有効にすることができます。リース期間が切れる際、または最後のリース期間延長が切れる際、サイト コレクションのリース失効タスクは以下の承認プロセスで選択したビジネス ユーザーに割り当てられます。上記の サイト コレクション ライフサイクル管理の要求タイプ セクションで、サイト コレクションのリース延長、アーカイブ、ポリシー変更を有効にした場合、サイト コレクションのリース失効タスクで、ビジネス ユーザーがリースの延長、サイト コレクションのアーカイブ、サイト コレクションの削除、サイト コレクション ポリシーの変更を選択することができます。
テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日、週間、か月、年 を選択することでサイト コレクションのリース期間を構成します。
b. 承認プロセス – ドロップダウン リストからリース失効タスク用の作成済み承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。リース失効タスクでは複数段階の承認プロセスが使用可能です。
選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。
c. 期限切れを承認者に通知する – このチェックボックスを選択すると、サイト コレクションのリース期間が切れた際に承認者に通知を送信することができます。通知メールはドロップダウン リストから選択したメール テンプレートを使用します。
d. 自動ロックを有効にする – 自動ロックを有効にする を選択すると、サイト コレクション自動ロック プロファイルで構成した期間が経過してもリース失効タスクが完了していない場合、サイト コレクションがロックされます。ドロップダウン リストからサイト コレクション自動ロック プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しいサイト コレクション自動ロック プロファイルを作成します。サイト コレクション自動ロック プロファイルを構成する方法の詳細については、サイト コレクションの自動ロック を参照してください。
14. サイト コレクションのクォータしきい値管理 – サイト コレクションのクォータしきい値を有効にする チェックボックスを選択して、サイト コレクションのクォータしきい値を有効にします。サイト コレクションのクォータしきい値は、サイト コレクションが使用できるストレージ容量の最大値です。サイト コレクションのストレージが構成したクォータの割合に到達すると、通知メールは 通知メール受信者 フィールドで定義されたユーザーに送信されます。$ を入力すると、以下のロールから選択することもできます。
•$サイト コレクションのメイン連絡先
•$サイト コレクションのサブ連絡先
•$サイト コレクションのメイン管理者
•$SharePoint Online グループ ("$SiteName グループ名サフィックス") – ロール名を手動で入力します。サイト固有のグループの場合、$SiteName グループ名サフィックス の形式を使用します。グループ名サフィックス を希望の値に置き換えます。特定の SharePoint Online グループに所属するユーザーが、メール通知の受信者となります。SiteName は通知メールが送信された際に自動的に適切なサイト タイトルに置き換えられます。
ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
ドロップダウン リストから通知メールを送信するためのメール テンプレートを選択します。
15. 非アクティブ サイト コレクション連絡先の指名 – 既存のサイト コレクション連絡先アカウントは、Microsoft Entra から削除またはブロックされると、無効になる可能性があります。非アクティブ状態になったサイト コレクション連絡先が存在する場合、所有権指名の自動プロセスを有効にするかどうかを選択します。このオプションを選択すると、連絡先のいずれかが非アクティブである場合、指名タスクが生成されます。
自動指名プロセスを有効にすると、非アクティブな連絡先アカウントが存在する場合、指名タスクをアクティブな連絡先のみに生成する オプションを有効にすることもできます。このオプションを有効にしても、非アクティブな連絡先は指名タスクを処理できないため、非アクティブ指名タスクは他の非アクティブな連絡先に割り当てられないことに注意してください。タスクが指名プロセスで指定したユーザーに割り当てられます。
現在の指名タスクの割り当て先が非アクティブになる場合、Cloud Governance で非アクティブ ワークスペースの連絡先状態スキャン ジョブを完了する際に、進行中の指名タスクは自動取り消され、新しいタスクが生成され、以下に基づいて新しいタスクの割り当て先に割り当てられます。
•サイト コレクションのメイン連絡先が非アクティブである場合、サイト コレクションのサブ連絡先の指名タスクのみが生成されます。この場合、サブ連絡先がメイン連絡先の既定ユーザーとして設定されます。
o 自分自身がメイン連絡先とならない場合、別のユーザーを新しいメイン連絡先として選択することが可能です。サブ連絡先は、サブ連絡先のロールを別のユーザーに転送することもできます。
o 元のサブ連絡先となるユーザーは、自分自身がメイン連絡先となることを確認し、元のサブ連絡先が新しいサブ連絡先となる別のユーザーを選択することができます。
•サイト コレクションのサブ連絡先が非アクティブである場合、サイト コレクションのメイン連絡先の指名タスクのみが生成されます。この場合、メイン連絡先は、サブ連絡先となるユーザーを選択することができます。
•メイン連絡およびサブ連絡先の両方が非アクティブである場合、サイト コレクションのメイン管理者の指名タスクが生成されます。サイト コレクションのメイン管理者は、既定のサイト コレクションのメイン連絡先として設定されます。
その後、以下の設定を構成します。
•排除するユーザーの指定 – 指名プロセスで排除するユーザーの名前を入力します。
•メール設定 – 該当のチェックボックスを選択すると、以下の通知を有効にします。
o 指名タスクが割り当てられた際にユーザーに通知する – このチェックボックスを選択すると、指名タスクが割り当てられるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
o サイト コレクションが割り当てられた場合にメイン連絡先に通知する – このチェックボックスを選択すると、ユーザーがサイト コレクションのメイン連絡先として指定されるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
o サイト コレクションが割り当てられた場合にサブ連絡先に通知する – このチェックボックスを選択すると、ユーザーがサイト コレクションのサブ連絡先として指定されるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
各通知には既定のメール テンプレートがあります。カスタム メール テンプレートを選択することもできます。
•期間 – 各指名ステージの期間を設定します。候補者が期間内に指名タスクを完了しなかった場合、指名タスクは次の指名ステージの候補者に割り当てられます。テキスト ボックスに数値を入力し、単位として 日間 または 週間 を選択します。
割り当てられた時間に達する前に候補者に通知を送信することもできます。各指名タスクの期限失効前に、指名されたユーザーに通知を送信する チェックボックスを選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
指名プロセスの詳細については、サイト コレクション連絡先の指名プロセス を参照してください。
16. 洗い替えまたは内容の変更 – 洗い替えまたは内容の変更を有効にするかどうかを選択することができます。以下のオプションのいずれかを選択します。
•洗い替え – このオプションを選択すると、個別のタスクで、サイト コレクションの権限・メタデータ・所有権の定期レビューを実行することが可能になります。
•内容の変更 – このオプションを選択すると、1 件のタスクにおけるサイト コレクションの連絡先・権限・メタデータの定期レビューを有効にします。
該当するドロップダウン リストから洗い替えプロファイル・内容の変更プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして洗い替えプロファイル・内容の変更プロファイルを新規作成します。洗い替えプロファイル・内容の更新プロファイルの構成の詳細については、サイト コレクションの内容の変更 を参照してください。構成の完了後、洗い替えまたは内容の変更設定はサイト コレクションに適用されます。
17. 画面右側の矢印アイコンをクリックして次の手順に進みます。
18. このポリシーで構成されたサイト コレクション ライフサイクル管理については、以下のタイムラインを参照してください。
•リース期間タイムライン – サイト コレクションのリース期間タイムラインおよびこのタイムライン内の構成を表示します。
•非アクティブしきい値タイムライン – サイト コレクションの非アクティブしきい値タイムラインおよびタイムライン内の構成を表示します。
各タイムラインに対し、詳細の表示 が既定ビューとして選択されます。ドロップダウン リストから タイムラインのみ を選択し、詳細な構成を表示せずにタイムラインを表示することもできます。以下の点に注意してください。
o ドロップダウン リストからビューとして 詳細の表示 を選択すると、タイムライン内のアイコンをクリックして詳細な構成を隠すことができます。
o ドロップダウン リストからビューとして タイムラインのみ を選択すると、タイムライン内のアイコンをクリックして詳細な構成を表示することができます。
19. ポリシーの構成の完了後、以下のオプションのいずれかを選択します。
•画面左側の矢印アイコンをクリックすると、前の手順に戻って構成を確認・変更することができます。
•[保存] をクリックすると、すべての構成を保存します。
•[保存してアクティブ化] をクリックすると、構成をすべて保存し、ポリシーをアクティブにします。このポリシーはサービスで使用可能にします。
•[キャンセル] をクリックすると、変更を保存せずに ポリシー管理 画面に戻ります。