Cloud Governance で Viva Engage コミュニティの作成・管理後、複数のコミュニティに対してコミュニティの連絡先またはメタデータを更新する必要があります。ワークスペース情報の一括更新 機能を使用してコミュニティ情報を一括で更新することができます。
コミュニティ情報を一括更新するには、以下の説明を参照してください。
コミュニティ情報を含むレポートをエクスポートするには、以下の手順を参照してください。
1. 設定 > ワークスペース情報の一括更新 に移動して、エクスポート モード で以下の設定を構成します。
2. 名前と説明 – エクスポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。
3. ワークスペース タイプ – Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム / Viva Engage コミュニティ を選択します。
4. 範囲 – AvePoint Online Services で作成された Viva Engage コミュニティのコンテナーを選択します (複数選択可能)。以下の条件をすべて満たしているコミュニティ情報は Excel ファイルにエクスポートされます。
•コミュニティが選択したコンテナー内に存在します。
•コミュニティが AvePoint Cloud Governance によって管理されています。
•コミュニティは以下のいずれかのフェーズに存在します。
o 準拠している
o 内容の変更取り消し済み
5. グループ / チーム / コミュニティの情報 – 更新するコミュニティの情報を選択すると、選択したコンテンツはエクスポート レポートに含まれます。
•グループ / チーム / コミュニティの連絡先 – コミュニティの連絡先は既定でエクスポートされるコミュニティ情報レポートに含まれます。
•グループ / チーム / コミュニティのメタデータ – エクスポートされるコミュニティ情報レポートにコミュニティのメタデータを含めるかどうかを選択します。
6. エクスポート先 – ローカル パスまたはエクスポート先にコミュニティ情報レポートのエクスポートを選択します。エクスポート先へエクスポートする を選択する場合、ドロップダウン リストからエクスポート先を選択するか、[新規場所の追加] をクリックして、ポップアップ ウィンドウで新しいエクスポート先を作成します。
*注意: レポートをエクスポート先にエクスポートすることをお勧めします。選択したコンテナーに大量のコミュニティが存在するか、エクスポートするメタデータが大量に存在する場合は、ローカル パスへのレポートのエクスポートに失敗する可能性があります。この問題が発生する場合、別のエクスポート先を選択して再試行してください。
7. リボン上で [保存してエクスポート] をクリックすると、コミュニティ情報レポートがエクスポートされます。
*注意: 最新のコミュニティ情報がレポートに含まれるようにするには、コミュニティ情報を更新する準備が整ってからレポートをエクスポートすることをお勧めします。
エクスポート済みコミュニティ情報レポートを変更する方法については、以下の説明を参照してください。
1. エクスポート済みコミュニティ情報レポートの保存先へ移動します。
2. エクスポート済みコミュニティ情報レポートを開きます。ここで以下の設定を表示・構成することができます。
•グループ / チーム / コミュニティの名前 – コミュニティの名前を表示します。
•グループ / チーム / コミュニティの ID – コミュニティの ID を表示します。
•グループ / チーム / コミュニティのメイン連絡先 – コミュニティのメイン連絡先である現在のユーザー名を表示します。別のユーザーにロールを割り当てる場合は、ユーザー名を変更します。
•グループ / チームのサブ連絡先 – グループ / チームのサブ連絡先である現在のユーザー名を表示します。別のユーザーにロールを割り当てる場合は、ユーザー名を変更します。
•メタデータ (<Metadata Type>:=<Metadata Name>) – 現在のメタデータの値を表示します。メタデータ列は、エクスポート モード 構成時に、コミュニティ メタデータのエクスポートを選択する場合のみに表示されます。
列の値が 該当なし である場合、このメタデータはコミュニティに適用されていないことを意味します。メタデータ値の変更、コミュニティへのメタデータの適用、コミュニティからのメタデータの削除を実行することができます。
o メタデータの適用 – メタデータの値を 該当なし から有効な値に変更します。
o メタデータの削除 – 既存のメタデータ値を 該当なし に変更します。
以下の点に注意してください。
o メタデータ タイプが ハイパーリンク である場合、メタデータ値が指定のテキストであり、かつハイパーリンク アドレスがセミコロンで区切られている必要があります。
o メタデータ タイプが 参照 である場合、メタデータ値として取得される SharePoint ライブラリ / リストの列値の形式を変更しないことをお勧めします。
o メタデータ タイプが Microsoft Entra プロパティ である場合、メタデータ値はユーザー メール アドレス、Microsoft Entra プロパティ値であるか、ユーザー メール アドレス (Microsoft Entra プロパティ値) の形式であることを確認してください。
3. 構成後、変更済みコミュニティ情報レポートを保存します。
変更済みコミュニティ情報レポートをインポートするには、以下の説明を参照してください。
1. 設定 > ワークスペース情報の一括更新 に移動して、リボン上で [インポート モード] をクリックします。
2. 名前と説明 – インポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。
3. 更新するコミュニティの情報を選択して、選択した情報のタイプを変更済みレポートに含める必要があります。
•グループ / チーム / コミュニティの連絡先
•グループ / チーム / コミュニティ のメタデータ
4. インポート場所 – [参照] をクリックして、更新済みコミュニティ情報レポートを検索します。
5. リボン上で [保存して適用] をクリックすると、コミュニティ情報レポートがインポートされます。ジョブ状態 タブに移動します。
ジョブ状態 を使用すると、コミュニティ情報のエクスポートまたはインポート ジョブの状態およびその他の情報 (名前、説明、タイプ、ワークスペース情報、状態、更新者、最終更新日時 を含む) を表示することができます。
ここでは以下のアクションを実行することができます。
•ダウンロード – インポート ジョブを選択して、リボン上で [ダウンロード] をクリックすると、更新するコミュニティ情報の結果ファイルがダウンロードされます。
•削除 – エクスポート / インポート ジョブを選択して (複数選択可能)、リボン上で [削除] をクリックすると、選択したジョブが削除されます。