コミュニティ ポリシーでルールをカスタマイズし、Viva Engage コミュニティの管理を自動的に実行することができます。コミュニティ ポリシーは、コミュニティの作成サービスおよび 既存の Microsoft 365 オブジェクトのインポート – Viva Engage コミュニティ で必要です。コミュニティ ポリシーをコミュニティ ライフサイクル管理サービスと連携させることで、各ポリシーに関連付けられているコミュニティに対する自動管理に加え、ビジネス ユーザーがコミュニティのライフサイクル管理を簡単に実行できるようになります。
設定 内の 要求の管理 グループで [ポリシー] をクリックして、ポリシーの作成・管理を開始します。コミュニティ ポリシーは、グループ / チーム / コミュニティ ポリシーと統合されています。ポリシーを作成するには、グループ / チーム / コミュニティ ポリシー のポリシー タイプを選択します。
コミュニティ ポリシーの作成・編集画面で、以下の設定を構成します。
1. ポリシー名と説明 – 新しいポリシーの 名前 を入力します。説明 (必須ではありません) を入力します。
2. ポリシーのカテゴリ – AvePoint Cloud Governance ポリシーの整理に使用します。ドロップダウン リストから既存のカテゴリを選択するか、[新規作成] をクリックしてこのポリシーの新しいカテゴリを作成し、カテゴリの作成 画面で新しいカテゴリを構成します。
3. ワークスペース タイプ – Viva Engage コミュニティ を選択します。
4. テナント – ドロップダウン リストから Microsoft 365 テナントを選択します。Microsoft 365 テナントに、AvePoint Online Services で構成された Viva Engage アプリ プロファイルが存在する場合、テナントはここに表示されます。詳細については、アプリ プロファイルまたは Microsoft 365 サービス アカウント プロファイルの作成 を参照してください。
5. 画面右側の矢印アイコンをクリックすると続行します。
6. Viva Engage コミュニティ サイト クォータ – 新規 Yammer コミュニティと共に作成される Viva Engage コミュニティ サイトのストレージ クォータを入力します。
*注意: 25600 GB 未満の記憶域クォータは、SharePoint Online 管理センター > 設定 > サイトのストレージ上限 で 手動 が選択されている場合にのみ反映されます。Viva Engage コミュニティ チーム サイトのストレージ クォータを割り当てない場合、Viva Engage コミュニティ サイト クォータは 1024 GB として設定されます。
7. 外部共有 – AvePoint Cloud Governance を使用して Viva Engage コミュニティ サイトの外部共有設定を設定するかどうかを選択します。ポリシーに関連しているコミュニティは、Microsoft 365 管理センターのグローバル構成よりも多くの制限を設定することができます。
*注意: ここで固有の外部共有設定を設定するには、Microsoft 365 管理センター > 設定 > 組織設定 で SharePoint の外部共有が有効になっていることを確認してください。
Viva Engage コミュニティ サイトに固有の外部共有設定を設定する かどうかを選択します。このオプションを有効にすると、Viva Engage コミュニティ サイトのコンテンツを組織外のユーザーと共有することを許可する かどうかを選択することもできます。許可する場合は、外部ユーザーの範囲を選択します。
•すべてのユーザー
•新規と既存の外部ユーザー
•既存の外部ユーザー
8. アクセス要求の設定 – 固有のアクセス要求設定を設定する かどうかを選択します。このオプションを選択する場合、次の設定を構成します。
•サイトおよび個別のファイル・フォルダーを、メンバーが共有することを許可する – コミュニティ内のユーザーに対して、Viva Engage コミュニティ サイトおよび個別のファイル・フォルダーを他のユーザーと共有することを許可するかどうかを選択します。このチェックボックスを選択すると、メンバーが、他のユーザーをサイト メンバー グループに招待することを許可する(メンバーがサイトを共有できるようにするには、この設定を有効にする必要があります) チェックボックスは自動的に選択されます。サイト メンバーに対して、個別のファイル・フォルダーを他のユーザーと共有することのみを許可し、Viva Engage コミュニティ サイトを他のユーザーと共有することを許可しない場合は、2 番目のチェックボックスを選択解除します。
•アクセス要求を許可する – このチェックボックスを選択して、このポリシーが適用されているコミュニティの Viva Engage コミュニティ サイトへのアクセスを要求することを許可します。その後、Viva Engage コミュニティ サイトに関するアクセス要求を受信するユーザーを選択します。
o サイト所有者グループにアクセス要求を送信する
o アクセス要求を以下のメール アドレスに送信する – テキスト ボックスに承認者のメール アドレスを入力します。
*注意: アクセス要求を承諾・拒否できるユーザーは、サイト所有者グループのメンバーのみです。
アクセス要求ページを閲覧するユーザーに表示するカスタム メッセージを定義することもできます。テキスト ボックスにカスタム メッセージを入力します。
9. コミュニティ ライフサイクル管理 – このポリシーが適用されている Viva Engage コミュニティのライフサイクル管理のアクションを有効にするかどうかを選択します。以下の場合、ビジネス ユーザーは、IT 管理者がここで選択したライフサイクル アクションを使用することができます。
•ビジネス ユーザーは、有効化された要求タイプに基づいて、該当する Viva Engage コミュニティに対するコミュニティ ライフサイクル管理サービスの要求を送信することができます。
•ポリシーでコミュニティ非アクティブしきい値またはリース管理を有効化する場合、自動生成されたコミュニティ非アクティブしきい値タスクまたコミュニティ リース失効タスクで、タスクの割り当て先は、ここで有効化されたライフサイクル アクションに応じてコミュニティの削除またはコミュニティ リースの延長を要求することができます。
AvePoint Cloud Governance で該当するライフサイクル アクション タスクを生成するには、以下の Built-in サービスがアクティブであることを確認してください。
o グループ / チーム / コミュニティ ライフサイクル管理 – 延長サービス
o グループ / チーム / コミュニティ ライフサイクル管理 – 削除サービス
•ここで コミュニティの削除を有効にする を選択する場合、コミュニティ非アクティブしきい値 および コミュニティ リース管理 セクションでエスカレーションのためにコミュニティの自動削除を有効にする ことができます。削除のタスクで、タスクの割り当て先がコミュニティを削除することができます。
以下のライフサイクル管理アクションは、該当するチェックボックスを選択することで有効化できます。各ライフサイクル アクションに対し、既定の承認プロセスを使用する を選択してドロップダウン リストから作成済みの承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。コミュニティの管理サービス要求を送信すると、承認プロセスが開始されます。
•コミュニティの削除を有効にする – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーに対して、要求に応じてコミュニティの削除を許可します。
•コミュニティ リースの延長を有効にする – このチェックボックスを選択すると、要求に応じてコミュニティ リースの延長を許可します。以下からリースの延長を制限する方法を選択します。
o 1 回につき__ 延長する – テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
o 1 回の延長期間を __ 以内とする – テキスト ボックスに数値を入力し、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
•コミュニティ ポリシーの変更を有効にする – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーが、このポリシーを適用したコミュニティに対して別のポリシーを要求することが可能になります。このオプションを有効にした後、オプションコミュニティ ポリシーの変更サービス要求でユーザーに表示するポリシーを選択する チェックボックスを選択し、表から指定のコミュニティ ポリシーを選択します。ビジネス ユーザーは、このポリシーが適用されているコミュニティのポリシーを変更する要求を送信する場合、ここで選択したポリシーからのみポリシーを選択できます。
•Viva Engage コミュニティ サイト クォータの変更を有効にする – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーに Viva Engage コミュニティ サイト クォータの変更を要求することを許可します。Viva Engage コミュニティ サイト クォータ変更に関する制限を設定する方法を、以下から選択します。
o クォータの変更を利用可能なサイズの範囲内で許可する – このオプションを選択すると、ビジネス ユーザーが Viva Engage コミュニティ サイト クォータを利用可能なサイズ範囲内での変更を要求することができます。
o クォータのアップグレード・ダウングレードを__GB 以内で許可する – このチェックボックスを選択すると、ビジネス ユーザーが Viva Engage コミュニティ サイト クォータのアップグレードまたはダウングレードを実行できますが、クォータの変更がここで定義するサイズ以内に制限されます。テキスト ボックスに数値を入力します。例えば、ここに 5 と入力し、サイト クォータが 10 GB の場合、ビジネス ユーザーはサイト クォータを 5-15 GB にしか変更できません。
以下の点に注意してください。
§ ビジネス ユーザーに対し、Viva Engage コミュニティ サイト クォータの変更を許可する場合、SharePoint Online 管理センター > 設定 > サイトのストレージ上限 で 手動 ストレージ管理が有効になっていることを確認してください。
§ Viva Engage コミュニティ サイト クォータの最大値は 25600 GB を超過することはできません。
§ Viva Engage コミュニティ サイト クォータは現在のサイズ以下に削減することはできません。
10. コミュニティ非アクティブしきい値 – この非アクティブのしきい値は、対応する Viva Engage コミュニティ サイト、ファイル、ノートブック、予定表、メールボックス、または会話内のコンテンツが追加または変更された期間を指します。
以下の点に注意してください。
•既定では、AvePoint Cloud Governance は、Report.LastActivityDate プロパティに基づいて Viva Engage コミュニティ サイトのトップレベル サイトおよびサブサイトの非アクティブを計算し、AvePoint Cloud Governance によって使用されている Microsoft Graph ベータ版 API を使用して Viva Engage コミュニティの前回のアクティビティを取得します。
•Microsoft 365 管理センターの 組織設定 > サービス > レポート で ユーザー、グループ、サイト名を隠蔽してすべてのレポートに表示する チェックボックスが有効になっている場合、サイトが非アクティブしきい値に到達したかどうかを Viva Engage コミュニティ サイトのサブサイトのアクティビティで判断することはできません。AvePoint Cloud Governance はトップレベル サイトの LastItemUserModifiedDate プロパティに基づいてサイトの非アクティブしきい値を計算します。サブサイの更新により、このプロパティが変更されることはありません。設定 > 偽装アカウント管理 で偽装アカウントも構成した場合、偽装アカウントを使用して Exchange Web Services API を呼び出して、非アクティブの計算のために Viva Engage グループの対応する予定表の最終更新日時を取得します。
•Planner でのコミュニティのプランに対する変更は、Microsoft 365 がプランの最終更新日時を取得する API を提供しないため、アクティビティとは見なされません。
この設定により、Microsoft 365 環境内の使用されていないコミュニティおよび Viva Engage コミュニティ サイトの数を削減することができます。以下の非アクティブしきい値設定を構成します。
a. コミュニティ非アクティブしきい値を有効にする – このチェックボックスを選択すると、Viva Engage コミュニティ非アクティブしきい値が有効になります。コミュニティが非アクティブしきい値に到達すると、コミュニティ非アクティブしきい値タスクが自動的に生成され、以下の承認プロセスで選択したビジネス ユーザーに割り当てられます。コミュニティ非アクティブしきい値タスクで、ビジネス ユーザーがコミュニティおよび該当する Viva Engage コミュニティ サイトへのアクセスを継続して許可することができます。上記の コミュニティ ライフサイクル管理 セクションで削除が有効になっている場合、ビジネス ユーザーがコミュニティの削除を選択することもできます。
テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択し、非アクティブしきい値を構成します。
b. 承認プロセス – ドロップダウン リストからコミュニティ非アクティブしきい値タスク用の承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして承認プロセスを新規作成します。
選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。
c. コミュニティ非アクティブしきい値の警告を有効にする ことで、コミュニティ非アクティブしきい値タスクが生成される前に承認者に通知を送信することができます。通知プロファイル ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択する必要があります。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイルの作成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 セクションを参照してください。
d. エスカレーションためのコミュニティの自動削除を有効にする ことができます。コミュニティ非アクティブしきい値タスクが指定の期間内に完了しない場合、コミュニティ削除タスクが生成され、承認者に割り当てられます。承認者は上記の コミュニティ ライフサイクル管理 セクションで選択した承認プロセスで設定されます。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
*注意: エスカレーションを有効にする場合、上記の コミュニティ ライフサイクル管理 フィールドで コミュニティの削除を有効にする チェックボックスを選択する必要があります。
以下のオプションを有効にすることもできます。
o コミュニティ削除タスクの生成前に承認者への通知を有効にする – このチェックボックスを選択すると、コミュニティ非アクティブしきい値タスクの生成前に承認者に通知メールを送信します。ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
o コミュニティ削除の際に以下のユーザーに通知する – このチェックボックスを選択すると、コミュニティの削除時に特定のユーザーに通知することができます。テキスト ボックスにユーザー名を入力し、Enter を押して名前が有効であるかどうかを確認します。メール テンプレート ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択する必要があります。
11. コミュニティ リースの管理 – コミュニティ リース期間は、Viva Engage コミュニティに割り当てられた Microsoft 365 にアクセスできる期間です。この設定は、Microsoft 365 環境内の期限切れコミュニティの管理に使用されます。以下のリース期間管理設定を構成します。
a. コミュニティ リースの管理を有効にする – このチェックボックスを選択すると、コミュニティのリース期間を有効にします。コミュニティのリース期間が切れる際、または最後のリース延長期間が切れる際、コミュニティ リース失効タスクが自動的に生成され、以下の承認プロセスで選択したビジネス ユーザーに割り当てられます。コミュニティ ライフサイクル管理 で、リースの延長または削除が有効になっている場合、コミュニティ リース失効タスクで、ビジネス ユーザーがコミュニティ リースの延長またはコミュニティの削除を実行することができます。
テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
b. 承認プロセス – ドロップダウン リストからコミュニティ リース失効タスク用の承認プロセスを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい承認プロセスを作成します。
選択した承認プロセスの構成が要求を満たしていない場合は、[この既存の承認プロセスから作成] をクリックし、選択した承認プロセスに基づいて新しい承認プロセスを作成することができます。
c. コミュニティ リース失効の警告を有効にする と、コミュニティ リース失効タスクの生成前に承認者に通知することができます。通知プロファイル ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択する必要があります。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイルの作成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 セクションを参照してください。
d. エスカレーションためのコミュニティの自動削除を有効にする ことができます。リース管理タスクが指定の期間内に完了しない場合、コミュニティ削除タスクが生成され、承認者に割り当てられます。承認者は上記の コミュニティ ライフサイクル管理 セクションで選択した承認プロセスで設定されます。テキスト ボックスに数値を入力して、ドロップダウン リストから 日間、週間、か月間、年間 を時間単位として選択します。
*注意: エスカレーションを有効にする場合、上記の コミュニティ ライフサイクル管理 フィールドで コミュニティの削除を有効にする チェックボックスを選択する必要があります。
o コミュニティ削除タスク生成前に承認者への通知を有効にする – このチェックボックスを選択すると、コミュニティ削除タスクの生成前に、承認者に通知メールを送信します。ドロップダウン リストから、通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。通知プロファイル構成の詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
o コミュニティ削除の際に以下のユーザーに通知する – このチェックボックスを選択すると、コミュニティの削除時に特定のユーザーに通知することができます。テキスト ボックスにユーザー名を入力し、Enter を押して名前が有効であるかどうかを確認します。メール テンプレート ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択する必要があります。
12. Viva Engage コミュニティ サイトのクォータしきい値 – Viva Engage コミュニティ サイトのクォータしきい値を有効にする チェックボックスを選択して、Viva Engage コミュニティ サイトのクォータしきい値を有効にします。クォータしきい値とは、Viva Engage コミュニティ サイトが使用できるリソースの最大値です。このチェックボックスを選択する場合、テキスト ボックスに数値を入力してしきい値を設定します。Viva Engage コミュニティ サイトの記憶域がクォータしきい値に到達すると、通知メールは、通知メール受信者 フィールドで定義されたユーザーに送信されます。$ を入力すると、以下のロールから選択することもできます。
•$グループ / チーム / コミュニティ / 共有メールボックス / リソース メールボックス / Power Platform オブジェクトのメイン連絡先
•$グループ / チーム / コミュニティ / 共有メールボックス / リソース メールボックス / Power Platform オブジェクトのサブ連絡先
•$グループ / チーム / Power Apps アプリ / Power Automate フローの所有者またはコミュニティ管理者
ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
ドロップダウン リストから通知メールを送信するためのメール テンプレートを選択します。
13. 非アクティブ コミュニティ連絡先の指名 – 既存のコミュニティ連絡先アカウントは、Microsoft Entra から削除またはブロックされる場合に無効化されます。コミュニティ連絡先アカウントのいずれかが非アクティブ状態である場合、自動的に所有権指名プロセスを開始する かどうかを選択します。このオプションを選択すると、連絡先のいずれかが非アクティブである場合、指名タスクが生成されます。
現在の指名タスクの割り当て先が非アクティブになる場合、Cloud Governance で非アクティブ ワークスペースの連絡先状態スキャン ジョブを完了する際に、進行中の指名タスクは自動取り消しされます。新しいタスクが生成され、以下に基づいて新しいタスクの割当先に割り当てられます。
•コミュニティのメイン連絡先が非アクティブである場合、コミュニティのサブ連絡先の指名タスクが生成されます。この場合、サブ連絡先がメイン連絡先の既定ユーザーとして設定されます。
o 自分自身がメイン連絡先とならない場合、別のユーザーを新しいメイン連絡先として選択することが可能です。サブ連絡先は、サブ連絡先のロールを別のユーザーに転送することもできます。
o 元のサブ連絡先となるユーザーは、自分自身がメイン連絡先となることを確認し、元のサブ連絡先が新しいサブ連絡先となる別のユーザーを選択することができます。
•コミュニティのサブ連絡先が非アクティブである場合、コミュニティのメイン連絡先の指名タスクが生成されます。この場合、メイン連絡先は、サブ連絡先となるユーザーを選択することができます。
•コミュニティのメイン連絡およびサブ連絡先の両方が非アクティブである場合、すべてのコミュニティ管理者の指名タスクが生成されます。コミュニティ管理者がメイン連絡先になることを確認すると、指名プロセスが完了します。コミュニティ管理者が指名タスクを処理する際に、管理者はサブ連絡先となるユーザーを選択できます。
メイン連絡先およびサブ連絡先の両方が非アクティブ状態になった場合、以下のユーザーに通知する かどうかを選択することもできます。このオプションが選択されている場合、通知メールのコピーを受信するユーザーまたはグループを指定するか、$ を入力してユーザー ロールを指定することができます。
次の設定を構成することができます。
•メール設定 – 該当のチェックボックスを選択すると、以下の通知を有効にします。
o 指名タスクが割り当てられた際にユーザーに通知する – このチェックボックスを選択すると、指名タスクが割り当てられるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
o コミュニティが割り当てられた場合にメイン連絡先に通知する – このチェックボックスを選択すると、ユーザーがコミュニティのメイン連絡先として指定されるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
o コミュニティが割り当てられた場合にサブ連絡先に通知する – このチェックボックスを選択すると、ユーザーがコミュニティのサブ連絡先として指定されるタイミングでユーザーに通知メールを送信します。
各通知には既定のメール テンプレートがあります。カスタム メール テンプレートを選択することもできます。
•期間 – 指名タスクの期間を設定します。候補者が期間内に指名タスクを完了しなかった場合、指名タスクは期限切れになり、処理できなくなります。Cloud Governance が新しい非アクティブになったコミュニティ連絡先状態のスキャン ジョブの実行後、新しいタスクが生成され、割り当てられます。テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日間 または 週間 を選択します。
割り当てられた時間に達する前に候補者に通知を送信することも選択できます。指名タスクの期限失効前に、指名されたユーザーに通知を送信する チェックボックスを選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択します。[新規作成] をクリックすると、新しい通知プロファイルを作成することもできます。詳細については、近日中失効の通知プロファイルの構成 を参照してください。
*注意: 設定 の 指名プロセスの管理 は、サイト コレクション連絡先の指名プロセスを管理するためにのみ使用され、コミュニティ連絡先の指名プロセスに影響しません。
14. コミュニティ内容の変更 – ポリシーが適用されている Viva Engage コミュニティの内容の変更プロセスを有効化できます。コミュニティ内容の変更を担当するビジネス ユーザーは、コミュニティの連絡先、Viva Engage コミュニティ サイトの権限、コミュニティ メンバーシップ、またはコミュニティ内容の変更タスクのコミュニティ メタデータを定期的に確認できます。
コミュニティ内容の変更を有効にする チェックボックスを選択して、ドロップダウン リストから内容の変更プロファイルを選択するか、[新規作成] をクリックして新しい内容の変更プロファイルを作成します。内容の変更プロファイル構成の詳細については、Viva Engage コミュニティの内容変更 を参照してください。構成の完了後、内容の変更設定はコミュニティに適用されます。
15. ポリシーの構成の完了後、以下のオプションのいずれかを選択します。
•画面左側の矢印アイコンをクリックすると、前の手順に戻って構成を確認・変更することができます。
•[保存] をクリックすると、すべての構成を保存します。
•[保存してアクティブ化] をクリックすると、構成をすべて保存し、ポリシーをアクティブにします。このポリシーはサービスで使用可能にします。
•[キャンセル] をクリックすると、変更を保存せずに ポリシー管理 画面に戻ります。