Cloud Governance で Microsoft 365 グループまたは Microsoft チームが作成・管理された後、複数のグループ / チームに対してグループ / チームの連絡先またはメタデータを更新する必要があります。ワークスペース情報の一括更新 機能を使用して、グループ / チームの情報を一括更新することができます。
グループまたはチームの情報を一括更新するには、以下の説明を参照してください。
グループ / チームの情報を含むレポートをエクスポートするには、以下の説明を参照してください。
1. 設定 > ワークスペース情報の一括更新 に移動して、エクスポート モード で以下の設定を構成します。
2. 名前と説明 – エクスポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。
3. ワークスペース タイプ – Microsoft 365 グループ / Microsoft チーム を選択します。
4. 範囲 – AvePoint Online Services で作成された Microsoft 365 グループのコンテナーを選択します (複数選択可能)。以下の条件をすべて満たすグループまたはチームの情報は Excel ファイルにエクスポートされます。
•グループまたはチームが AvePoint Cloud Governance によって管理されています。
•グループまたはチームは以下のいずれかのフェーズに存在します。
o 準拠している
o 内容の変更取り消し済み
5. グループ / チーム情報 – 更新するグループ / チームの情報を選択すると、選択したコンテンツはエクスポート レポートに含まれます。
•グループ / チーム連絡先 – グループまたはチームの連絡先は既定でエクスポートされるグループ / チーム情報レポートに含まれます。
•グループ / チーム メタデータ – エクスポートされるグループ / チーム情報レポートにグループまたはチームのメタデータを含めるかどうかを選択します。
6. エクスポート先 – グループ / チーム情報レポートをローカル パスにエクスポートするか、またはエクスポート先にエクスポートするかを選択します。エクスポート先へエクスポートする を選択する場合、ドロップダウン リストからエクスポート先を選択するか、[新規場所の追加] をクリックして、ポップアップ ウィンドウで新しいエクスポート先を作成します。
*注意: レポートをエクスポート先にエクスポートすることをお勧めします。選択したコンテナーに大量のグループ / チームが存在するか、エクスポートするメタデータが大量存在する場合は、ローカル パスへのレポートのエクスポートに失敗する可能性があります。この問題が発生する場合、別のエクスポート先を選択して再試行してください。
7. リボン上で [保存してエクスポート] をクリックすると、グループ / チーム情報レポートがエクスポートされます。
*注意: 最新のグループ / チーム情報がレポートに含まれるようにするため、グループ / チーム情報を更新する準備が整ってからレポートをエクスポートすることをお勧めします。
エクスポート済みグループ / チーム情報レポートを変更する方法については、以下の説明を参照してください。
1. エクスポート済みグループ / チーム情報レポートの保存先へ移動します。
2. エクスポート済みグループ / チーム情報レポートを開きます。ここで以下の設定を表示・構成することができます。
•グループ / チーム名 – グループまたはチームの名前を表示します。
•グループ / チーム ID – グループまたはチームの ID を表示します。
•グループ / チームのメイン連絡先 – グループ / チームのメイン連絡先である現在のユーザー名を表示します。別のユーザーにロールを割り当てる場合は、ユーザー名を変更します。
•グループ / チームのサブ連絡先 – グループ / チームのサブ連絡先である現在のユーザー名を表示します。別のユーザーにロールを割り当てる場合は、ユーザー名を変更します。
•メタデータ (<Metadata Type>:=<Metadata Name>) – 現在のメタデータの値を表示します。メタデータ列は、エクスポート モード 構成時に、グループ / チーム メタデータのエクスポートを選択する場合のみに表示されます。
列の値が 該当なし である場合、このメタデータはグループ / チームに適用されていないことを意味します。メタデータ値の変更、グループ / チームへのメタデータの適用、グループ / チームからメタデータの削除を実行することができます。
o メタデータの適用 – メタデータの値を 該当なし から有効な値に変更します。
o メタデータの削除 – 既存のメタデータ値を 該当なし に変更します。
以下の点に注意してください。
o メタデータ タイプが ハイパーリンク である場合、メタデータ値が指定のテキストであり、かつハイパーリンク アドレスがセミコロンで区切られている必要があります。
o メタデータ タイプが 参照 である場合、メタデータ値として取得される SharePoint ライブラリ / リストの列値の形式を変更しないことをお勧めします。
o メタデータ タイプが Microsoft Entra プロパティ である場合、メタデータ値はユーザー メール アドレス、Microsoft Entra プロパティ値であるか、ユーザー メール アドレス (Microsoft Entra プロパティ値) の形式であることを確認してください。
3. 構成後、変更済みグループ / チーム情報レポートを保存します。
変更済みグループ / チーム情報レポートをインポートするには、以下の説明を参照してください。
1. 設定 > ワークスペース情報の一括更新 に移動して、リボン上で [インポート モード] をクリックします。
2. 名前と説明 – インポート ジョブの名前を入力します。必要に応じて説明を入力します。
3. 更新するグループ / チームの情報を選択して、選択した情報のタイプを変更済みレポートに含める必要があります。
•グループ / チーム 連絡先
•グループ / チーム メタデータ
4. インポート場所 – [参照] をクリックして、更新済みグループ / チーム情報レポートを検索します。
5. リボン上で [保存して適用] をクリックすると、グループ / チーム情報レポートがインポートされます。ジョブ状態 タブに移動します。
ジョブ状態 を使用すると、グループ / チーム情報のエクスポートまたはインポート ジョブの状態およびその他の情報 (名前、説明、ワークスペース タイプ、ワークスペース情報、状態、更新者、最終更新日時 を含む) を表示することができます。
ここでは以下のアクションを実行することができます。
•ダウンロード – インポート ジョブを選択して、リボン上で [ダウンロード] をクリックすると、更新するグループ / チーム情報の結果ファイルがダウンロードされます。
•削除 – エクスポート / インポート ジョブを選択して (複数選択可能)、リボン上で [削除] をクリックすると、選択したジョブが削除されます。