タスクの割り当て後、AvePoint Cloud Governance からエンド ユーザーに通知メールが送信されます。インポート テンプレート ファイルを構成する場合、ライフサイクル管理が有効になっているインポートされたワークスペースに対してポリシーを指定するか、インポートされたゲストに対して内容の変更プロセスを有効化することができます。非アクティブしきい値の管理、リース期間の管理、内容の変更 / 洗い替えプロセスなどのライフサイクル管理を有効にすると、Cloud Governance からライフサイクル管理を担当するユーザーに通知メールが送信されます。
以下に、Cloud Governance 通知メールが送信可能ないくつかのシナリオを示します。例として、シナリオではインポートされたグループ / チームのライフサイクル管理を使用します。
•グループ / チームが非アクティブしきい値に到達しています。
インポートされたグループ / チームの場合、Cloud Governance はグループ チーム サイトの最終更新日を開始日として使用し、グループ チーム サイトにアクティビティがない期間を計算します。例えば、グループ チーム サイトの最終変更日が 2021 年 3 月 10 日であり、ポリシーで設定されている非アクティブしきい値が 1 か月です。チームが 2021 年 5 月 1 日に Cloud Governance にインポートされた場合、Cloud Governance はチームが非アクティブしきい値に到達していることを検出し、非アクティブしきい値タスクを生成し、チームのライフサイクル管理を担当しているユーザーに通知メールを送信します。
•グループ / チームのリースが失効しています。
インポートされたグループ / チームの場合、Cloud Governance はグループ / チームの作成日をリースの開始日として使用します。例えば、チームが 2020 年 3 月 10 日に作成され、テンプレート ファイルを構成する際にリース期間として 365 日を設定します。チームが 2021 年 5 月 1 日に Cloud Governance にインポートされた場合、Cloud Governance は、チームのリースが既に失効していることを検出し、リース失効タスクを生成し、チームのライフサイクル管理を担当しているユーザーに通知メールを送信します。
•グループ / チーム内容の変更タスクが生成されています。
インポートされたグループ / チームの場合、内容の変更プロファイルで内容の変更頻度の開始日時が選択されています。例えば、内容の変更頻度を 90 日毎、内容の変更開始日時を 2021 年 1 月 10 日に設定します。チームが 2021 年 5 月 1 日に Cloud Governance にインポートされた場合、内容の変更タスクが生成され、チームの内容変更プロセスを担当しているユーザーに通知メールが送信されます。
組織内のエンド ユーザーに対して Cloud Governance が正式にリリースされていない場合、ワークスペースまたはゲスト ユーザーが Cloud Governance にインポートされる前に、ポリシーまたはテンプレート プロファイルでライフサイクル管理を有効にしないことをお勧めします。
ワークスペースのインポート後、ポリシーを編集してライフサイクル管理を有効化し、編集を反映するために更新されたポリシーをワークスペースに適用することができます。クラシック Cloud Governance 管理センター サイト コレクション レポート または チーム・グループ・コミュニティ レポート またはモダン Cloud Governance 管理センターの ワークスペース レポート で更新されたワークスペース ポリシーを適用することができます。ライフサイクル管理を有効にすると、Cloud Governance から事前通知がエンド ユーザーに送信される可能性があります。
テンプレート ファイルを構成する際にゲストの内容変更プロセスが有効化されていない場合、ゲスト ユーザーのインポート後モダン Cloud Governance 管理センターの ゲスト ユーザー レポート でゲスト ユーザーに内容の変更プロファイルを適用することで、ゲスト ユーザーの内容変更プロセスを有効にすることができます。