通知プロファイルは、タスクが期限切れになる前にタスクの割り当て先に送信するメール通知に使用されます。
通知プロファイル にアクセスするには、プロファイル & テンプレート ページで [通知プロファイル] カードをクリックします。
通知プロファイルには 2 タイプが存在します:
•プロジェクトの通知プロファイル – 自動エスカレーション プロファイル、自動インポート プロファイル (Viva Engage コミュニティの自動インポート プロファイルを除く)、連絡先の指名プロファイル、内容の変更プロファイル、ステージ プロファイルに使用されます。
•タスクの通知プロファイル – 承認プロファイルに使用されます。
通知プロファイルを作成するには、リボン上の [作成] ボタンをクリックして作成する通知プロファイルのタイプを選択し、以下の設定を完了して通知プロファイルを構成します。
1. プロファイル名 – 通知プロファイルの名前を入力します。
2. 説明 – 通知プロファイルの説明を入力します。(必須ではありません)
3. メール テンプレート – 通知メールを送信するためのメール テンプレートを選択します。
4. 頻度 – 以下の頻度パターンのいずれかを選択して、通知メールを再送信するかどうかを定義します。
•ワンタイム通知 – このオプションを選択する場合、テキスト ボックスに数値を入力して 日間 または 週間 を選択し、メールを送信する時間を定義します。
•定期的な通知 – このオプションを選択する場合、テキスト ボックスに数値を入力して 日間 または 週間 を選択し、メールを送信する時間を定義します。この頻度パターンで、メールを再送信する間隔をスケジュールします。
•各通知日を手動で指定する – このオプションを選択する場合、通知日を手動で作成することができます。通知日を手動で追加するには、通知日テーブルの上にある [作成] をクリックして、通知日の追加 パネルを開きます。このパネルで、以下の設定を構成します。
o テキスト ボックスに数値を入力し日間 または 週間 を選択してメール送信の時間を定義します。
o 個別のメール テンプレートを使用する – このオプションを選択する場合、メール テンプレートを選択し、この通知日にこのメール テンプレートで通知メールが送信されます。このオプションを選択しない場合、既定で通知メールはプロファイルで構成されたメール テンプレートで送信されます。
[保存] をクリックして通知日をテーブルに追加します。
5. 通知メールのコピーを送信する – タスクの期限が切れる前に通知メールのコピーを受信するユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) を指定するには、テキスト ボックスにユーザーまたはグループの名前を入力するか、$ を入力して利用可能なロールから選択します。