) ボタンをクリックして カテゴリの作成 ページで新しいカテゴリを構成することで、この承認プロセスのカテゴリを新規作成します。新しいユーザーの承認プロセスの作成 または 新しいユーザーの承認プロセスの編集 パネルで、新しいユーザーの承認プロセスを構成する方法については、以下の設定を構成してください。
1. 承認プロセス名 – 承認プロセスの名前を入力します。
2. 説明 – 承認プロセスの説明を入力します。(必須ではありません)
3. カテゴリ – 承認プロセスの整理に使用します。ドロップダウン リストから既存のカテゴリを選択するか、作成
() ボタンをクリックして カテゴリの作成 ページで新しいカテゴリを構成することで、この承認プロセスのカテゴリを新規作成します。
4. 割り当て先 – この承認プロセスの割り当て先を指定します。タスクは、構成されたすべてのタスク割り当て先に同時に割り当てられます。テキスト ボックスにユーザーの Microsoft Entra プロパティを入力します。AvePoint Cloud Governance は、Microsoft Entra プロパティに基づいて、新しく追加されたユーザーの承認者を見つけます。
*注意: 新しく追加されたユーザーに対してこの値が使用できない場合、タスクはサービスで指定された管理者の連絡先に割り当てられます。
タスクの割り当て先に他のユーザーへのタスクの再割り当てを許可する を選択することもできます。チェックボックスを選択すると、割り当て先は新しいユーザーのタスクを他のユーザーに再割り当てすることができます。
5. 通知 – この承認プロセスに対して以下のメール通知を有効にすることができます。
•タスクが割り当てられた場合に割り当て先に通知する
•要求が承認された場合に要求者に通知する
•要求が却下された場合に要求者に通知し、通知メールで却下者を CC する
•要求が取り消された場合に割り当て先および要求者に通知する
•特定のユーザーまたはグループに完了メールを送信する – 要求が完了した際に特定のユーザーまたはグループにメールの送信を選択した場合、宛先、CC、BCC フィールドにユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) をメール通知の受信者として追加します。$ を入力して、以下のユーザー ロールから選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
o $要求者
o $要求者のマネージャー
o $タスクの承認者 – 要求を承認 / 却下したユーザーです
o $タスク承認者のマネージャー - Microsoft Entra で構成されます。
o $メイン連絡先
o $サブ連絡先
o $オブジェクトの管理者 – チームの所有者 / グループの所有者 / コミュニティ管理者 / サイトの管理者 / Power Apps アプリの所有者 / Power Automate フローの所有者 / Power BI ワークスペースの管理者 / 環境の管理者 / 環境のシステム管理者です
該当するドロップダウン リストから、各通知で使用するメール テンプレートを選択します。
6. 期間とエスカレーション – タスクがエスカレーションされる前に、このタスクを完了するタスクの割り当て先の期間を指定し、エスカレーション設定を構成します。
•期間 – タスクがエスカレーションされる前に期間を指定します。テキスト ボックスに数値を入力し、時間単位として 日間 または 週間 を選択します。
タスクがエスカレーションされる前に、タスクの割り当て先に通知メールを送信する を選択して、ドロップダウン リストから通知プロファイルを選択することができます。
•エスカレーション – ドロップダウン リストからエスカレーション後に実行されるアクションを選択します。
o 再割り当て – タスクがエスカレートされると、指定のユーザーまたはグループに再割り当てされます。テキスト ボックスにユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、セキュリティ グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) の名前を入力します。$ を入力すると、以下のロールから選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
§ $要求者のマネージャー
§ $タスク割り当て先のマネージャー
§ $メイン連絡先
§ $サブ連絡先
タスクが再割り当てされた場合にタスクの新しい割り当て先に通知する チェックボックスを選択して、ドロップダウン リストからメール テンプレートを選択することもできます。期間として指定した時間が経過すると、ユーザーまたはグループは、タスクが再割り当てることを通知するメールが受信します。ここでグループを選択する場合、グループのメンバーのいずれかがタスクを処理すると、タスクは完了となります。
再割り当て後のタスク承認期間を指定することができます。テキスト ボックスに数字を入力し、通知が送信されて以下の期間経過後に、タスクが完了しなかった場合 セクションで 日間 または 週間 を時間の単位として選択し、アクションを選択します。
§ 自動承認 – タスクの承認が特定の期間以内に新しい割り当て先によって完了されていない場合、要求は自動的に承認されます。タスクが自動承認された場合に、タスクを完了していない現在のステージのタスク割り当て先に通知する チェックボックスを選択することもできます。
§ 自動却下 – タスクの承認が特定の期間内に新しい割り当て先によって完了されていない場合、要求は自動的に却下されます。タスクが自動却下された場合、タスクを完了していない現在のステージのタスク割り当て先に通知する チェックボックスを選択することもできます。
o 自動承認 – タスクの承認が特定の期間内にタスクは完了されていない場合、要求は自動的に承認されます。(remove)タスクが自動承認された場合に、タスクを完了していない現在のステージのタスク割り当て先に通知する チェックボックスを選択することもできます。
o 却下する – タスクの承認が特定の期間内に完了されていない場合、要求は自動的に却下されます。タスクが自動却下された場合、タスクを完了していない現在のステージのタスク割り当て先に通知する チェックボックスを選択することもできます。
o 通知する – タスクがエスカレートされると、指定のユーザーまたはグループに通知が送信されます。テキスト ボックスにユーザーまたはグループ (Microsoft 365 グループ、配布グループ、メールが有効なセキュリティ グループ) の名前を選択します。$ を入力すると、以下のロールから選択することもできます。ロールの詳細については、付録 F – 対応している変数ロール を参照してください。
§ $要求者のマネージャー
§ $タスク割り当て先のマネージャー
§ $メイン連絡先
§ $サブ連絡先
この承認タスクがエスカレートされた際に送信する通知の メール テンプレート をドロップダウン リストから選択します。
タスク承認の期間を指定することができます。テキスト ボックスに数字を入力し、通知が送信されて以下の期間経過後に、タスクが完了しなかった場合 セクションで 日間 または 週間 を時間の単位として選択し、アクションを選択します。
§ 却下する – 指定の期間内にタスクは完了されていない場合、要求は自動的に却下されます。タスクが自動承認された場合に、タスクを完了していない現在のステージのタスク割り当て先に通知する チェックボックスを選択することもできます。
§ 自動却下 – タスクの承認が特定の期間内に新しい割り当て先によって完了されていない場合、要求は自動的に却下されます。タスクが自動却下された場合、タスクを完了していない現在のステージのタスク割り当て先に通知する チェックボックスを選択することもできます。
完了後、[保存] をクリックして構成をすべて保存します。